Delegování je klíčovým prvkem úspěšného řízení týmu a organizace. Správné delegování umožňuje manažerům maximalizovat využití zdrojů, rozvíjet své týmy a dosahovat cílů efektivněji.
Co Vám správné delegování může přinést?
Co delegováním získáte?
- Delegování umožňuje manažerům věnovat svůj čas prioritním úkolům a strategickému plánování, zatímco rutinní úkoly a operativní záležitosti jsou svěřeny členům týmu.
- Delegování poskytuje příležitost zaměstnancům k rozvoji nových dovedností a schopností. Když jsou zaměstnanci svěřeny nové úkoly a odpovědnosti, mohou se učit a růst v rámci organizace.
- Zaměstnanci mají tendenci být motivovanější, když mají možnost přijímat rozhodnutí a vykonávat úkoly, které mají vliv na výsledky a úspěch týmu nebo organizace.
- Delegování umožňuje manažerům získat různé perspektivy a nápady od svých týmových členů. Tím mohou vzniknout inovativní řešení a nové přístupy k problémům.
- Efektivní delegování umožňuje rychlejší a efektivnější dokončení úkolů a projektů tím, že umožňuje rozložení práce na různé lidi se specializovanými schopnostmi a znalostmi.
- Když jsou zaměstnanci zapojeni do rozhodovacího procesu a mají větší kontrolu nad svou prací, může to vést k pozitivnímu pracovnímu prostředí a zlepšení spolupráce v týmu.
- Delegování umožňuje rozložení zátěže a rizika na více lidí. Pokud jeden člen týmu selže nebo není schopen dokončit úkol, existuje záloha v podobě dalších členů týmu, kteří mohou převzít zodpovědnost.
Jak na to?
1) Identifikujte vhodné úkoly k delegování
Důležitá je priorita úkolu
Manažer by měl delegovat úkoly, které jsou méně strategické a méně důležité pro dosažení hlavních cílů týmu nebo organizace. Důležité úkoly, které se týkají strategického plánování nebo rozhodování, by měl manažer zpravidla vykonávat sám.
Delegování by mělo být založeno na schopnostech a znalostech jednotlivých členů týmu. Úkoly by měly být delegovány těm, kteří mají potřebné dovednosti a zkušenosti k jejich úspěšnému provedení.
Manažer by měl zvážit, zda má dostatek času na provedení úkolu samostatně, nebo zda by bylo efektivnější delegovat ho někomu jinému, kdo má volný čas a kapacitu.
Nezapomeňte na rozložení zátěže
Manažer by měl dbát na rovnováhu mezi rozložením pracovní zátěže mezi členy týmu a zachováním dostatečné kontroly nad klíčovými úkoly. Delegování by mělo vést k efektivnějšímu využití zdrojů, nikoli k přetížení jednotlivých členů týmu.
Zvažte rizika a důvěru
Úkoly, které mají nižší riziko nebo které vyžadují menší míru rozhodování, jsou obvykle vhodnější k delegování. Avšak manažer by měl mít důvěru v schopnosti svých podřízených a poskytnout jim odpovídající pravomoci k úspěšnému provedení úkolu.
Rozvíjejte své zaměstnance
Delegování by mělo být také příležitostí pro rozvoj dovedností a schopností členů týmu. Manažer by měl zvážit, zda by určitý úkol mohl přispět k rozvoji určitého člena týmu a poskytnout mu příležitost k učení a růstu.
2) Vyberte správné zaměstnance pro delegované úkoly:
Analyzujte dovednosti a znalosti
Zvažte dovednosti, znalosti a zkušenosti každého člena týmu. Hledejte lidi, kteří mají potřebné schopnosti k úspěšnému provedení delegovaných úkolů.
Nezapomínejte na předchozí úspěchy a výkony
Podívejte se na předchozí úspěchy a výkony členů týmu. Ti, kteří se osvědčili při podobných úkolech v minulosti, jsou pravděpodobně vhodní k převzetí dalších delegovaných úkolů.
Komunikace a spolupráce na prvním místě
Hledejte lidi, kteří jsou schopni efektivně komunikovat a spolupracovat s ostatními členy týmu. Dobrá komunikace a schopnost pracovat v týmu jsou klíčové pro úspěšné dokončení delegovaných úkolů.
Motivace a nasazení
Hledejte lidi, kteří jsou motivovaní a nasazení k dokončení úkolů. Zaměstnanci, kteří mají vášeň pro svou práci a jsou ochotní vynaložit dodatečné úsilí, jsou často úspěšní v převzetí delegovaných úkolů.
Rozvíjejte potenciál svých kolegů
Zaměřte se na lidi, kteří mají potenciál k růstu a rozvoji. Delegování úkolů může být také příležitostí pro rozvoj nových dovedností a schopností členů týmu.
Vsaďte na důvěru a autonomii
Dejte přednost lidem, kterým důvěřujete a kteří jsou schopni pracovat s minimálním dohledem. Důvěra je klíčová pro úspěšné delegování úkolů a dosažení výsledků.
Nezapomeňte na rozdělení zátěže
Ujistěte se, že rovnoměrně rozdělujete úkoly mezi členy týmu a nezatěžujete příliš jednoho člena. Rovnoměrné rozdělení zátěže pomáhá zabránit přetížení a udržuje týmovou motivaci.
Vaše podpora je důležitá
Buďte připraveni poskytnout podporu a pomoc těm, kterým delegujete úkoly. I když jsou schopni úkoly zvládnout sami, je důležité jim poskytnout prostor pro dotazy a podporu, pokud ji potřebují.
3) Komunikujte o delegovaných úkolech:
- Definujte cíle a očekávané výsledky: Začněte tím, že jasně definujete cíle delegovaného úkolu a očekávané výsledky. Buďte konkrétní a specifický v popisu toho, co se od člena týmu očekává.
- Zapojte člena týmu: Při komunikaci o delegovaném úkolu se ujistěte, že člen týmu je aktivně zapojen. Poslouchejte jejich názory a otázky a ujistěte se, že mají jasné porozumění tomu, co je od nich požadováno.
- Stanovte termíny: Určete jasné termíny pro dokončení úkolu. Buďte realističtí ohledně časových omezení a zvažte, zda jsou termíny dostatečně flexibilní, aby reflektovaly potřeby členů týmu a zároveň splňovaly cíle projektu.
- Poskytněte podrobné instrukce: Poskytněte členům týmu podrobné instrukce o tom, co se od nich očekává. Popište jednotlivé kroky, které mají provést a jakým způsobem mají prezentovat výsledky.
- Vyjasněte očekávané standardy: Informujte členy týmu o očekávaných standardech kvality a jakosti, které se mají dodržovat při provedení úkolu. Pokud jsou k dispozici vzory nebo příklady, které mohou být užitečné, sdílejte je s členy týmu.
- Přizpůsobte komunikaci: Mějte na paměti individuální potřeby a preference členů týmu při komunikaci o delegovaných úkolech. Někteří mohou preferovat písemnou komunikaci, zatímco jiní mohou upřednostňovat osobní schůzky nebo hlasové hovory.
- Průběžná komunikace: Udržujte průběžnou komunikaci s členy týmu ohledně pokroku delegovaných úkolů. To umožní identifikovat případné problémy nebo překážky včas a zavčas reagovat.
4) Poskytněte podporu a zdroje:
Poskytněte potřebné informace:
Zajistěte, aby zaměstnanci měli přístup ke všem potřebným informacím a materiálům k úspěšnému dokončení úkolu. To může zahrnovat dokumentaci, vzory, školení nebo jiné zdroje, které mohou být užitečné.
Podpořte komunikaci:
Umožněte otevřenou a průběžnou komunikaci mezi zaměstnanci a vedoucími. Zaměstnanci by měli mít možnost sdílet své otázky, obavy nebo potřeby ohledně delegovaných úkolů a vedoucí by měli být k dispozici k poskytnutí podpory a odpovědí.
Zajistěte potřebné zdroje:
Poskytněte zaměstnancům potřebné zdroje a nástroje k úspěšnému dokončení úkolu. To může zahrnovat finanční prostředky, technické vybavení, softwarové aplikace nebo další materiály potřebné k jejich práci.
Podpořte rozvoj dovedností:
Nabídněte zaměstnancům příležitost k rozvoji nových dovedností a schopností, které mohou být potřebné k úspěšnému dokončení úkolu. To může zahrnovat školení, workshopy nebo mentorování od zkušenějších kolegů.
Udělte odpovídající pravomoci:
Dejte zaměstnancům potřebnou míru pravomocí a autonomie k tomu, aby mohli úspěšně vykonávat své úkoly. To zahrnuje pravomoc přijímat rozhodnutí a řešit problémy v rámci svého úkolu.
Pracujte na odstranění překážek:
Identifikujte případné překážky nebo problémy, které by mohly bránit zaměstnancům v úspěšném dokončení úkolu a pracujte na jejich odstranění. To může zahrnovat poskytnutí dodatečné podpory, vyřešení konfliktů nebo zajištění dodatečných zdrojů.
5) Sledujte a hodnoťte výsledky:
Stanovení jasných cílů a termínů:
Zajistěte, aby byly cíle každého delegovaného úkolu jasně definovány a aby byly stanoveny příslušné termíny pro jejich dokončení. Tato jasnost umožní snadnější sledování pokroku.
Pravidelné kontroly pokroku:
Plánujte pravidelné kontroly pokroku delegovaných úkolů. To může být formou pravidelných setkání, e-mailových aktualizací nebo použitím nástrojů pro správu projektů.
Použití nástrojů pro sledování pokroku:
Využijte nástroje pro správu projektů, které umožní sledovat pokrok na delegovaných úkolech. To může zahrnovat tabulky, plánovače úkolů, Ganttův diagram nebo speciální softwarové aplikace.
Zaznamenávání pokroku:
Ujistěte se, že pokrok na delegovaných úkolech je pravidelně zaznamenáván. To může zahrnovat aktualizace dokumentace, záznamy ze setkání nebo použití nástrojů pro sdílení a sledování dokumentů.
Průběžná komunikace:
Udržujte průběžnou komunikaci s členy týmu ohledně pokroku na delegovaných úkolech. Poskytujte jim prostor ke sdílení aktualizací, otázek nebo případných problémů, které mohou vzniknout.
Poskytnutí zpětné vazby:
Pravidelně poskytujte zpětnou vazbu zaměstnancům ohledně jejich pokroku na delegovaných úkolech. Buďte specifičtí ohledně toho, co bylo dobře provedeno, a identifikujte oblasti pro zlepšení, pokud je to nutné.
Reagování na potřeby:
Reagujte na potřeby členů týmu a případné problémy, které se mohou objevit během procesu delegování úkolů. Buďte připraveni poskytnout dodatečnou podporu, prostředky nebo informace, které mohou být potřebné k úspěšnému dokončení úkolu.
Průběžné aktualizace plánu:
Na základě sledování pokroku a zpětné vazby aktualizujte plán projektu a případně upravte cíle, termíny nebo zdroje potřebné k dosažení úspěchu.
Myslete na to, že delegování Vám jako manažerovi může jenom pomoci.
Bc. Jana Čepelková
Jana dlouhá léta pracovala jako vedoucí nákupního oddělení pro koroporace a nebo větší společnosti. Po mateřské se rozhodla, že se chce věnovat dětem a rozvíjení potenciálu v nich. Prošla studiem mnoha publikací, které se tomuto tématu věnují. A u dětí to také všechno začíná. Né každý je dobrým managerem. Někteří se to mohou naučit a někteří se tak už rodí. Hledá talenty a učí od dětí po dospělé nejen cizí jazyky, ale také jim pomáhá se seberozvojem.
