Zásady zpracování osobních údajů klientů v Apertia Tech s.r.o.

Vážení klienti,

rádi bychom Vás informovali o tom, jak v Apertia Tech s.r.o. (dále též jako „my“ nebo „naše společnost“), v souvislosti s nabízením, sjednáváním, poskytováním a správou produktů a služeb zpracováváme Vaše osobní údaje.

Tyto Zásady jsou tady hlavně z důvodu, abychom Vám poskytli informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Děkuji, že se seznámíte s obsahem těchto Zásad. Vaše dotazy zodpovíme na buď na naší provozovně, na adrese: Matěje Koštíře 269; 250 88 Čelákovice – Praha východ a nebo na e-mailu info@apertia.cz

1. Obecné informace

Máme řadu zákonných povinností, které se týkají hlavně zpracování osobních údajů klientů, které musíme dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, bezpečnost v užívání našich produktů nebo výkon veřejné moci. Naše společnosti Vám v tomto ohledu, nemůže bez poskytnutí Vašich osobních údajů své produkty a služby, vůbec poskytnout.

Údaje našich klientů a všechny osobní údaje zpracováváme též nad rámec zákonných povinností, a to vše hlavně pro účely péče o Vás a naše ostatní klienty, abychom Vás také mohli oslovovat s cílenou nabídkou produktů a služeb. A z tohoto důvodu potřebujeme získat Váš souhlas. Ve chvíli, kdy svůj souhlas v těchto případech neudělíte, tak mohou být námi poskytované produkty či služby omezeny či jinak upraveny v závislosti na rozsahu údajů, které budeme oprávněni zpracovávat.

Každého klienta o omezení či úpravách informujeme.

Tyto Zásahy se týkají ve všech zde uvedených bodech i zpracování osobních údajů potenciálních klientů, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu, či bývalých klientů.

Všechny informace v těchto Zásadách, které jsou zde uvedené, se přiměřeném rozsahu platí též na zpracování osobních údajů dalších osob, ohledně který máme my určitě povinnosti nebo se kterými je naše společnosti přímo ve styku, ačkoli s nimi nemáme smluvní vztah. (např. Obchodní zástupci, zástupci společnosti a kontaktní osoby právnických osob)

1.1. Zásady zpracování osobních údajů

Respektujeme a ctíme při zpracování Vašich osobních údajů nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména tyto zásady:

a) Osobní údaje všech vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, kerá je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; u naší společnosti zpracováváme pouze přesné osobní údaje klientů a máme zajišťujeme, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů;

b) Zajišťujeme, aby Vaše osobní údaje byly chráněny a zpracovány způsobem s nejvyšší možnou bezpečností těchto údajů. Toto nejvyšší zabezpečení zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přísutup k osobním údajům klientů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jelikož k jiném zneužití.

c) srozumitelně Vás informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich náročích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech;

d) V Apertia Tech, s.r.o. dodržujeme organizacní i odpovídající technická opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.

2. Informace o zpracování osobních údajů

2.1. Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů je naše společnost, tj. Apertia Tech s.r.o., se sídlem Šlikova 549/4, PSČ 169 00, Praha 4 – Břevnov IČO: 27117758, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 97580.

2.2. Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

2.2.1. Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Jde zpravidla o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli poskytnout svůj produkt nebo službu, případně kdy jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje získané jiným způsobem.

(a) Vaše osobní údaje jsme oprávněni ze zákona zpracovávat bez Vašeho souhlasu pro následující účely dodržení našich právních povinností, zejména

(i) plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci;

(ii) splnění archivačních povinností;

(b) uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi.

(c) ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pro řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů.

2.2.2. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že naše společnost nebude schopna poskytnout některé produkty či služby, nebo bude nucena odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb.

Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnost Vaše osobní údaje pro následující účely:

(a) péče o klienty; jde o aktivity, které nepředstavují plnění smlouvy či jiný zákonný rámec zpracování osobních údajů a které zahrnují následující činnosti:

(i) výzkumy trhu;

(ii) monitoring chování klientů na webových stránkách Apertia Tech v souvislosti s nabízenými službami (tento účel se tedy netýká pouhého získání informací o chování uživatelů navštěvujících webové stránky naši společnosti prostřednictvím cookies, které je popsáno níže v článku o Elektronických komunikačních prostředcích a mobilních aplikacích);

(b) nabízení produktů a služeb; jde zejména o šíření informací, nabízení produktů a služeb naši společnosti a dalších osob včetně nabídky produktů a služeb, které jsou konkrétně zaměřeny na individuální klienty, a to různými kanály, například poštou, elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a zpráv zaslaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla) či telefonickým hovorem, prostřednictvím webových stránek. V určitém rozsahu je v těchto případech naše společnost oprávněna nabízet produkty a služby klientům též bez získání jejich souhlasu; pokud to vyplývá ze zákona, budete v té souvislosti upozorněni na právo vyjádřit nesouhlas s dalším nabízením produktů nebo služeb. V této souvislosti mohou být Vaše osobní údaje předávány též třetím osobám, a to za účelem šíření informací a nabízení produktů a služeb těchto třetích osob. Více podrobností o předávání je uvedeno dále v těchto Zásadách.

2.3. Rozsah zpracovávaných osobních údajů klientů

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme kontaktní a identifikační údaje. Bližší informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů klientů jsou uvedeny v příloze č. 1 těchto Zásad.

2.4. Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování, včetně algoritmického zpracování, v informačních systémech naší společnosti,

Vaše osobní údaje zpracovávají pouze zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu také třetí osoby, které mají s naší společností uzavřenou smlouvu o mlčenlivosti. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

2.5. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naši společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů klientů naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

2.5.1. V souladu s příslušnými právními předpisy je naše společnost oprávněna nebo přímo, bez Vašeho souhlasu, povinna předávat Vaše osobní údaje:

• příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;
• dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek za klienty.

2.6. Předávání osobních údajů do zahraničí

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a na území dalších států Evropské unie a které sdílejí stejné standardy ochrany osobních údajů jako Česká republika. Naše společnost, ani subjekty podílející se na zpracování osobních údajů klientů, nepředává osobní údaje klientů do zemí mimo Evropskou unii.

2.7. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje klientů zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat pří-slušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely:

(a) plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let;

(b) nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let; dochází-li v této souvislosti k předávání osobních údajů třetím osobám, určují dobu zpracování třetí osoby v souladu s platnou právní úpravou a pravidly uvedenými v těchto Zásadách;

(c) péče o klienty zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let.

2.8. Právo odvolat souhlas

V těchto Zásadách jsme se pokusili vysvětlit, proč Vaše osobní údaje potřebujeme a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud v takovém případě odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas, avšak můžeme být oprávněni, nebo dokonce povinni, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat k účelům jiným.

Pokud neudělíte nebo odvoláte svůj souhlas, můžeme:

(a) odpovídajícím způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky svých produktů či služeb, nebo

(b) odmítnout poskytnout Vám své produkty či služby, pokud shledáme, že takový souhlas je k poskytnutí produktu či služby za daných podmínek nezbytný.

V případě, že si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, obraťte se prosím písemně na adresu info@apertia.cz a nebo přímo osobně na provozovně společnosti Apertia Tech s.r.o.

2.9. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje klientů získáváme zejména:

(a) od samotných klientů, a to přímo, např. při uzavírání smluv týkajících se poskytovaných produktů či služeb, anebo nepřímo, např. při využívání samotných produktů či služeb klienty či v rámci zpřístupňování informací o produktech a službách klientům např. prostřednictvím webových stránek společnosti apod.;

(b) od potenciálních zájemců o služby naši společnosti v rámci marketingových akcí a kampaní;

(c) z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů klientů.

2.10. Vaše právo žádat o přístup k osobním údajům a ochrana práv klientů

Pokud nás požádáte o informaci týkající se zpracování Vašich osobních údajů, poskytneme Vám bez zbytečného odkladu veškeré informace o tom, jaké údaje o Vás zpracováváme. Za poskytnutí takové informace máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů vynaložených na poskytnutí této informace. Pokud zjistíte nebo se domníváte, že naše společnost či třetí osoba, která se podílí na zpracování údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého života anebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné, můžete:

(a) od naši společnost či třetí osoby, která se podílí na zpracování údajů, požadovat vysvětlení;

(b) požadovat, aby byl odstraněn závadný stav, zejména můžete požadovat provedení opravy nebo doplnění osobních údajů; v případě potřeby bude provedeno dočasné blokování nebo likvidace těchto údajů.

Pokud Vaši žádost shledáme jako opodstatněnou, naše společnost či třetí osoba, která se podílí na zpracování údajů, neprodleně a bezplatně závadný stav odstraní.

2.12. Elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace

Naše společnost v rámci péče o klienty rozvíjí technologie tak, abyste pro využívání našich produktů a služeb mohli využívat moderní elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace. Jde zejména o služby spojené s užíváním internetu, s užíváním sociálních sítí a různých mobilních aplikací.

Sociální sítě. Můžete nás také oslovit prostřednictvím různých sociálních sítí. Tyto komunikační kanály používáme hlavně jako marketingové nástroje, aktuálně přes ně nedochází k poskytování našich produktů a služeb.

Cookies. Při poskytování svých produktů a služeb využíváme také cookies, což jsou malé textové soubory, které se ukládají na počítač uživatele při prvním načtení webové stránky. Díky těmto souborům můžeme snadněji identifikovat způsob, jakým návštěvníci s obsahem našich webových stránek pracují. To nám pomáhá komunikovat vstřícněji s návštěvníky našich webových stránek, případně efektivněji zacílit náš marketing. Bližší informace o cookies najdete na našich webových stránkách.

2.13. Zásady

Tyto Zásady jsou platné a účinné ke dni 17.11.2022. Aktuální znění Zásad je uveřejněno na webových stránkách našich produktů a současně je dostupné na na naší provozovně

Příloha č. 1 – Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Identifikační údaje – zahrnují údaje, kterými jsou především jméno, příjmení, e-mail, telefon, zaměstnavatel či zastupovaná firma; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou například údaj o IP adrese užívaného počítače a soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se dohodneme.

Kontaktní údaje – jméno, příjmení, kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa či jiné obdobné kontaktní údaje. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou například údaj o IP adrese užívaného počítače a soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se dohodneme.

V případě, že vezmete podanou žádost o poskytnutí produktu či služby zpět, zpracujeme kromě údajů Vámi poskytnutých do doby zpětvzetí i datum zpětvzetí žádosti.

Údaje vznikající plněním závazků ze smluv – v závislosti na povaze poskytovaného produktu či služby zpracováváme údaje týkající se poskytovaného produktu či služby. V této kategorii dochází ke zpracování osobních údajů, jakými jsou například doba trvání smlouvy, zakoupené produkty a služby .

Osobní údaje získané v souvislosti s poskytováním našich produktů či služeb – jedná se o osobní údaje získané při naší vzájemné interakci. Jde zejména o:

(i) údaje, jež slouží k zajištění bezpečnosti komunikace,

(ii) záznamy Vámi preferovaného jazyka pro komunikaci, o projeveném zájmu o produkt či službu nebo o Vašich specifických požadavcích, které nám byly sděleny.