ERP implementace pro firmu vyrábějící klimatizaci

Kratké shrnutí

Příběh majitele firmy

Představoval si systém, který by propojil všechny obchodní procesy – od prvotní nabídky až po finální fakturaci, s důrazem na automatizaci a přesnou evidenci nákladů.

Představení problému:

Majitel firmy čelil problému s neefektivním řízením obchodních procesů a projektů. Původní systém neumožňoval:

Problémy, které řešil:

Nedostatečná integrace mezi nabídkami a projekty
Chybějící automatizace při konverzi obchodních příležitostí
Neefektivní evidence odpracovaných hodin na projektech
Složité plánování servisních kontrol a upozornění
Nedostatečná kontrola nákladů a materiálových výdejek

Naše řešení:

Nabídky a dynamické texty

Jedním z implementovaných řešení byl systém pro správu opakujících se textů v nabídkách. Byl vytvořen modul dynamických textů, který umožňuje ukládat standardní formulace pro opakované použití.

Klíčové funkcionality modulu:

Speciální entita pro dynamické texty s názvy a popisky
Možnost výběru a vložení textu do nabídky
Dostupnost také v menu systému
Systém pro snadnou identifikaci a výběr textů

Skladové hospodářství a materiálové toky

Výdejky ze skladu: Systém má implementovanou funkcionalitu pro automatické vytváření výdejek:

Automatické vytváření výdejek z nákladů projektu
Přenos pouze položek, které nemají příznak „příjemka“
Propojení výdejek s konkrétními projekty

Projektové řízení a konverze procesů

Systém implementuje přímou konverzi z nabídek na projekty, čímž se vynechává mezikrok s objednávkami pro zákazníky. Tento přístup zjednodušuje administrativní procesy.

Obchodní tok bez objednávek:

Konverze nabídky přímo na projekt
Absence klasických objednávek pro zákazníky
Možnost konverze nabídky rovnou na projekt
Přenos všech položek z nabídky do projektové struktury

Evidence odpracovaných hodin

Byl implementován modul pro evidenci odpracovaných hodin označený jako „Log Time“:

Zápis odpracovaných hodin s přiřazením k projektům
Evidence kdo a kdy hodiny odpracoval
Výpočet nákladů na základě hodinových sazeb
Zobrazení celkového počtu hodin na projektu

Dokumenty a šablony

Předávací protokoly: Byly implementovány předávací protokoly:

Možnost editace položek přímo v protokolu
Automatické přebírání dat z projektů
Možnost přidávání prázdných řádků podle potřeby
Možnost manipulace s obsahem podle aktuálních potřeb

Ostatní šablony: Pro různé dokumenty byly provedeny úpravy layoutů a vytvořeny šablony podle potřeb firmy.

Servisní management a automatizace

Servisní modul umožňuje plánování a automatické upozorňování na servisní kontroly:

Plánování servisů:

Vytvoření prvotního servisu s vazbou na zákazníka
Naplánování času pro upozornění na další servis
Propojení každého servisu s projektem

Automatické upozornění:

E-mailové upozornění na základě nastaveného času (např. za 11 měsíců)
Konfigurovatelná šablona e-mailu v administraci
Nastavení příjemce upozornění
Automatické poslání e-mailu podle nastaveného intervalu od posledního servisu

Finanční procesy a schvalování

Workflow přijatých faktur: Implementován byl proces schvalování přijatých faktur s následujícími kroky:

První krok – Projektové přiřazení a schválení:

Přiřazení faktury k projektu
Pouze uživatel přiřazený k projektu může fakturu schválit
Možnost schválení nebo zamítnutí faktury
Blokování přístupu ostatním uživatelům do schválení

Druhý krok – Finanční zpracování:

Po schválení může někdo další označit fakturu jako uhrazenou
Změna stavu na „uhrazeno“ po zaplacení

Výsledek:

Implementace se zaměřila především na projektové řízení, servisní procesy a schvalování faktur. Mnoho standardních modulů zůstalo v základní konfiguraci, protože firma neměla specifické požadavky. Systém funguje jako klasické ERP s několika významnými úpravami pro specifické potřeby oboru.

autoerp