Jistě se mnou budete souhlasit, když napíšu, že téměř každý z nás se v průběhu svého života na nějaké poradě ocitne. Ne vždy jsme však schopni odpovědět na dotazy našeho kolegy nebo rodinného příslušníka “Co jsme se tam vlastně dozvěděli?” “Co jsme si z toho odnesli?” “O čem to vlastně bylo?” Pokud to shrnu v jedné větě:
“Efektivní vedení porady vyžaduje kombinaci organizačních dovedností, komunikačních schopností a respektu k účastníkům.”
Přináším Vám několik tipů, jak zorganizovat a vést efektivní poradu.
Definujte cíle porady
Ještě před začátkem porady si stanovte jasný cíl. Stačí si odpovědět na otázku: “Co je cílem porady?” “Co chceme vyřešit?” Je nutné vědět, čeho chcete dosáhnout a rovněž je nezbytné se ujistit, že všichni účastníci jsou s tímto seznámeni.
Připravte se
Před poradou je nutné se řádně připravit. Zkontrolujte agendu, shromážděte potřebné informace a připravte prezentace nebo materiály. Jistě chcete, aby Vaše jednání proběhlo hladce a efektivně. Měli byste vytvořit strukturovanou agendu, která musí obsahovat body, jež chcete na poradě probírat. Nezapomeňte přiřadit ke každému bodu také časový údaj. Je možné, že čas o něco přetáhnete, nebo naopak, ale rozhodně nezůstanete celou poradu u jednoho bodu, čehož se rozhodně chcete vyvarovat.
Zmínka o přípravě materiálů se možná zdá zbytečná, ale věřte, že když přesně víte kde co máte a v jaké podobě (elektronické nebo papírové), tak máte velkou výhodu. Je také nutné připomenout, že je velmi důležité dopředu vědět, kdo bude na poradě přítomen. Ještě před poradou si tedy připravte seznam účastníků a také zkontrolujte, že jsou všichni o termínu porady informováni. Před poradou se rovněž ujistěte, že místo konání porady je připraveno. Zkontrolujte také technické vybavení, projekční zařízení, flipcharty, počet židlí, osvětlení a i další pomůcky, které Vám vše mohou usnadnit.
Stanovte jasnou agendu
Vytvoření jasné a strukturované agendy na poradu je klíčovým krokem k dosažení efektivity a organizace setkání. Zde jsou kroky, jak vytvořit jasnou agendu:
-
-
Začněte s úvodem: V první části agendy uveďte úvodní body, jako jsou jména účastníků, datum a místo konání porady.
-
-
-
Shrnutí minulého setkání: Připomeňte účastníkům klíčové body a rozhodnutí z předchozího setkání. To pomůže udržet kontinuitu a sledovat pokrok.
-
-
-
Stanovení cílů setkání: Jasně definujte hlavní cíle a očekávání setkání. Co chcete dosáhnout? Jaké jsou hlavní témata k projednání?
-
-
-
Struktura časového plánu: Rozdělte agendu podle časových úseků. Přiřaďte konkrétní časové limity každému bodu, abyste udrželi jednání na správné cestě.
-
-
-
Hlavní témata: Vyjasněte si hlavní témata nebo body, které chcete projednat. Každý bod by měl být jasně pojmenován a formulován.
-
-
-
Otevřená diskuse: Vložte do agendy čas na otevřenou diskusi. Toto období může být věnováno otázkám, návrhům nebo připomínkám od účastníků.
-
-
-
Rozhodnutí a akce: Vytvořte prostor pro projednání a dokumentaci rozhodnutí, která mají být učiněna, a pro akce, které mají být přijaty. Uveďte, kdo bude odpovědný za každou akci.
-
-
-
Oznámení a sdělení: Pokud máte nějaká oznámení nebo důležitá sdělení, zařaďte je do agendy. To může zahrnovat informace o projektech, novinkách nebo jiných důležitých událostech.
-
-
-
Příprava na budoucí porady: V poslední části agendy věnujte čas diskusi o přípravě na budoucí setkání. To zahrnuje plánování termínů, témat a dalších logistických detailů.
-
-
-
Závěrečné shrnutí: Zakončete agendu závěrečným shrnutím. Připomeňte účastníkům klíčové body a rozhodnutí, která byla přijata.
-
Nezapomeňte, že klíčové je udržet agendu jasnou, stručnou a zaměřenou na hlavní cíle setkání. To pomůže zajistit, že porada bude efektivní a účelná.
Zapojte účastníky:
V průběhu porady se snažte aktivně zapojit všechny účastníky a vytvořte prostor pro diskusi a návrhy. Podporujte otevřenou komunikaci.
Můžete využít některé z níže uvedených tipů
Na začátku porady můžete začít tzv. “Otevřenou otázkou”
Tato otázka motivuje účastníky, aby se podělili o své myšlenky nebo názory. Tato jednoduchá metoda vytvoří okamžitý zájem a aktivuje všechny zúčastněné.
Diskuse a brainstorming:
Vytvořte prostor pro otevřenou diskusi a brainstorming na klíčová témata. Podněcujte účastníky k aktivnímu sdílení svých nápadů a perspektiv.
Malé pracovní skupiny:
Rozdělte účastníky do menších pracovních skupin pro řešení konkrétních problémů nebo úkolů. To umožní každému jednotlivci lépe se zapojit.
Technologické nástroje pro interaktivitu:
Používejte technologické nástroje, jako jsou online ankety, hlasování nebo společné dokumenty, abyste podněcovali interaktivitu a okamžitou zpětnou vazbu.
Rotující moderátoři:
Požádejte účastníky, aby se stali rotujícími moderátory nebo vedoucími diskuse na různých částech setkání. To může rozvířit energii a umožnit různým názorům, aby byly vyslechnuty.
Pravidelně klaďte otázky:
Během prezentací nebo diskusí pravidelně klaďte otázky účastníkům. To podněcuje aktivní účast a ukazuje, že jejich názory jsou důležité.
Sdílení příběhů a zkušeností:
Požádejte účastníky, aby sdíleli své příběhy nebo praktické zkušenosti související s tématy, která jsou projednávána. To může obohatit diskusi a přinést nový pohled.
Stolní hry a interaktivní aktivity:
Přidejte do porady stolní hry nebo interaktivní aktivity, které podněcují týmovou spolupráci a kreativitu.
Vytvořte anonymní zpětnou vazbu:
Prostor pro anonymní zpětnou vazbu může umožnit účastníkům vyjádřit své myšlenky nebo kritiku bez obav z odvetné reakce.
Zavádějte změny formátu:
Periodicky měňte formát setkání. Například můžete přidat panelovou diskusi, workshop nebo fireside chat pro různorodost a zvýšení angažovanosti.
Vytvářejte prostředí respektu
Ujistěte se, že každý má příležitost sdělit svůj názor. Vytvářejte prostředí respektu a otevřenosti. Nikdo z účastníků by neměl cítit strach a měl by být schopen lehce klást otázky nebo na ně odpovídat.
Dejte prostor inovacím
Podporujte tvořivost a inovace. Dejte účastníkům prostor pro sdílení nových nápadů a přístupů.
Závěr a shrnutí
Uzavřete poradu shrnutím klíčových bodů a dohodnutými kroky. Ujistěte se, že všichni vědí, co je očekáváno po skončení porady.
Sledujte pokrok
Po skončení porady sledujte pokrok v implementaci rozhodnutí a akcí přijatých během porady.
Praktikování těchto základních principů vedení porad může přispět k vytvoření efektivních a produktivních pracovních setkání.
Vyzkoušejte CRM systém zdarma nebo se rovnou vrhněte na ERP systém. Prozkoumejte možnosti umělé inteligence nebo poptejte tvorbu webu na míru vašim potřebám!
