+420 775 655 627

10 Jednoduchých kroků jak vybrat CRM systém

Matouš Vávra – 26/05/2024

Výběr správného CRM systému (Customer Relationship Management) je zásadní krok pro každou firmu, která chce efektivně spravovat vztahy se zákazníky a zlepšit své obchodní procesy. V tomto článku se podíváme na klíčové faktory, které byste měli zvážit při výběru CRM systému, aby splňoval vaše potřeby a pomohl vám dosáhnout vašich cílů.

1. Definujte své cíle

Prvním krokem je jasně definovat, co od CRM systému očekáváte. Zvažte následující otázky:

  • Jaké problémy se snažíte vyřešit?
  • Jaké konkrétní funkce potřebujete (např. správa kontaktů, správa skladů, automatizace marketingu)?
  • Jaké jsou vaše dlouhodobé cíle (např. zvýšení prodeje, zlepšení zákaznické podpory)?

Mít jasnou představu o vašich potřebách a cílech vám pomůže lépe porovnat různé CRM systémy a vybrat ten nejvhodnější.

2. Zvažte uživatelskou přívětivost

CRM systém by měl být intuitivní a snadno použitelný. Pokud je systém příliš složitý, může to odradit vaše zaměstnance od jeho používání. Před zakoupením CRM systému si vyžádejte demo verzi nebo zkušební období, abyste si mohli vyzkoušet, jak se s ním pracuje.

3. Integrace s jinými nástroji

Zvažte, jak dobře CRM systém integruje s ostatními nástroji a aplikacemi, které již používáte (např. e-mailový klient, ERP systém, marketingové nástroje). Dobrá integrace vám ušetří čas a zlepší efektivitu práce.

4. Mobilní přístup

V dnešní době je důležité mít přístup k CRM systému i z mobilních zařízení. Ujistěte se, že vybraný CRM systém má kvalitní mobilní aplikaci nebo responzivní webové rozhraní, které umožňuje práci odkudkoli.

5. Možnosti přizpůsobení

Každá firma je jedinečná, a proto je důležité, aby CRM systém umožňoval přizpůsobení podle vašich specifických potřeb. Zjistěte, zda můžete upravovat rozhraní, vytvářet vlastní reporty a přidávat nebo odstraňovat funkce podle potřeby. Zamyslete se například jestli časem nebudete potřebovat také rozšíření na správu firemních dokumentů nebo kompletní ERP systém pro vaši firmu.

6. Cena a nákladová efektivita

Cena je samozřejmě klíčovým faktorem. Porovnejte nejen počáteční náklady na implementaci, ale také měsíční nebo roční poplatky za používání. Zvažte, zda vám systém nabízí dostatečnou hodnotu za peníze, které do něj investujete.

7. Bezpečnost a ochrana dat

CRM systém bude obsahovat citlivé informace o vašich zákaznících, proto je důležité, aby měl silné bezpečnostní opatření. Zjistěte, jakým způsobem systém chrání data před neoprávněným přístupem a jaké má záložní mechanismy pro případ ztráty dat.

8. Technická podpora a školení

Kvalitní technická podpora je nezbytná pro rychlé řešení problémů. Zjistěte, jaké formy podpory jsou k dispozici (např. telefon, e-mail, live chat) a jak rychle jsou problémy řešeny. Navíc, ověřte, zda poskytovatel nabízí školení pro vaše zaměstnance, aby mohli systém efektivně využívat.

9. Reference a recenze

Před konečným rozhodnutím si přečtěte recenze a reference od jiných uživatelů. Zjistěte, jak jsou spokojeni s funkčností, spolehlivostí a podporou daného CRM systému. To vám poskytne lepší představu o jeho silných a slabých stránkách.

10. Možnost růstu

Vybrat CRM systém, který se dokáže přizpůsobit růstu vaší firmy, je klíčové pro dlouhodobý úspěch. Firmy se vyvíjejí, rostou a jejich potřeby se mění, takže je důležité, aby váš CRM systém mohl snadno škálovat a přizpůsobovat se těmto změnám. Zde jsou některé aspekty, které byste měli zvážit:

  • Přidávání nových uživatelů: Ujistěte se, že CRM systém umožňuje snadné přidávání nových uživatelů bez výrazného zvýšení nákladů. Flexibilní licenční modely, které rostou spolu s vámi, jsou ideální.

  • Rozšiřování funkcí: Některé CRM systémy nabízejí modulární přístup, kde můžete přidávat nové funkce a moduly podle potřeby. To vám umožní začít s menším balíčkem funkcí a postupně přidávat další, jak se vaše potřeby mění.

  • Integrace s novými nástroji: Jak se vaše firma rozrůstá, pravděpodobně začnete používat nové nástroje a aplikace. Vybraný CRM systém by měl mít širokou škálu integrací nebo otevřené API, které umožní propojení s různými platformami a nástroji, které budete potřebovat.

  • Mezinárodní expanze: Pokud plánujete expanzi na zahraniční trhy, zvažte, zda CRM systém podporuje více jazyků a měn, a zda dokáže spravovat data z různých geografických oblastí.

  • Zvládání většího objemu dat: S růstem firmy poroste i množství dat, která budete muset spravovat. CRM systém by měl být schopen zpracovat velké objemy dat bez ztráty výkonu a poskytovat robustní analytické nástroje, které vám pomohou vytěžit z těchto dat maximum.

  • Udržování výkonu: Jak se vaše databáze rozrůstá, je důležité, aby CRM systém udržoval vysoký výkon a rychlost načítání. Výkonnostní problémy mohou vést k frustraci uživatelů a ztrátě efektivity.

Závěr

Výběr správného CRM systému je klíčový pro efektivní správu vztahů se zákazníky a dosažení vašich obchodních cílů. Důkladně zvažte své potřeby, uživatelskou přívětivost, integrace, mobilní přístup, možnosti přizpůsobení, cenu, bezpečnost, technickou podporu, reference a možnost růstu. Pečlivým výběrem zajistíte, že CRM systém bude skutečně přínosem pro vaši firmu a pomůže vám dosáhnout dlouhodobého úspěchu.

Chcete dostávat novinky ze světa firemních systémů, technických zajímavostí a dat? Napište nám svůj e-mail a my Vám budeme posílat newsletter.

Přidejte se na webinář!

Jak ušetřit na Vašem IT, automatizovat a zároveň zefektivnit všechny procesy ve společnosti.