Co je to ERP a proč o něm uvažovat?
ERP je zkratka pro Enterprise Resource Planning, což je informační systém určený pro efektivní správu zdrojů podniku. ERP systémy pomáhají společnostem řídit a integrovat různé oblasti podnikání, jako je například účetnictví, skladové hospodářství, plánování výroby a řízení zásob. Používáním ERP systému může vaše firma zefektivnit své interní procesy a zlepšit svou schopnost reagovat na změny na trhu. To může velmi pomoci zvýšit produktivitu, snížit náklady a zlepšit Vaši konkurenceschopnost. ERP je většinou řešením pro větší firmy.
S dobrým ERP systémem se stanete mnohem konkurenceschopnější a snáze se vypořádáte s výzvami, jako:
- Správa dodavatelského řetězce
- Plánování a řízení výroby
- Řízení projektů a plnění cílů
- Řízení lidských zdrojů (pracovní místa, rozvoj, mzdivé účty)
- Stálý přehled o všech vašich klientech, dodavatelích i dalších partnerech
- Správa dokumentů, kompletně na jednom místě
- Agregace všech důležitých dat v jediné přehledné databázi
- Zefektivnění prodejních a marketingových procesů
- Zkvalitnění komunikace a koordinace mezi jednotlivými odděleními a týmy ve vaší firmě
- Automatizace úkolů
- Upomínky a upozornění na důležité termíny
- Provádění leadů skrz celý prodejní trychtýř
- Vedení statistik, reportů a analýza dat
- Kontrola a měření výkonu zaměstnanců i celých prodejních či jiných týmů a oddělení
- Plánování schůzek i jiných důležitých událostí a mnoho dalšího.
Jak vybrat ERP, který skutečně uplatníte, a co vše je vhodné před jeho pořízením promyslet?
ERP bude zcela jistě znamenat významnou podporu při budování kvalitnějších vztahů se zákazníky a obchodními partnery, navíc má oproti CRM systémům mnohé další funkce v oblasti výroby, financí, skladů atd.
Je však velmi důležité si pro váš typ podnikání vybrat správný ERP systém.
Jak vybrat ERP, který skutečně uplatníte, a co všechno před jeho pořízením promyslet? Na to se pokusíme najít v tomto článku odpověď.
Obsah
1. Identifikujte své potřeby
Promyslete si co vše od systému očekáváte, zjistěte co vše potřebujete a jaké postupy ve vaší firmě lze automatizovat. Zjistíte díky tomu i fakt zda ERP potřebujete či nikoli. Pokud již využíváte CRM systém tak máte nejspíš představu o směru kterým se při rozšíření na ERP vydat. Pokud ještě nemáte zkušenost s podnikovými systémy doporučujeme se zamyslet na těmito okruhy a otázkami:
- Dělají moji zaměstnanci rutinní práci, kterou by mohl zvládnout počítač?
- Stíhám bez problému vyřizovat všechny objednávky?
- Mám přehled v kontaktech a leadech?
- Potřebuji si pořádně utřídit dokumenty?
- Jsou všechna firemní data dostupná a přehledná?
- Množství informací, které je potřeba přepisovat ručně je neúměrně velké?
- Potřebuji funkcionalitu, kterou aktuální systém (často excel) neumí? Například sklady, výroba, ukládání volání…
- Mají moji zaměstnanci přehled a bez problému mezi sebou komunikují aktuální potřeby?
2. Integrace dalších systémů
Využíváte některé externí systémy a potřebujete aby s nimi spolupracoval i ERP? Vytvořte si přehled o všech externích službách které chcete dále využívat a informujte se u dodavatele systému o tom zda je schopen je integrovat do ERP. Může se jednat o email, účetnictví, napojení bank, Google služby (mapy, kalendář, Distance matrix) chat, databáze firem, analytiky, platební brány a především Váš web nebo e-shop. Některá ERP, včetně AutoERP, jsou vybavena REST API, což umožňuje standardizované propojení i se systémy, které aktuálně ještě nikdo z klientů napojené nemá. Informujte se také ohledně napojení dalších zařízení jako jsou například skladové čtečky.
3. Rozšiřitelnost v průběhu času
Každá firma se s časem vyvíjí a systém by se měl vyvíjet s ní. Pokud teď nepotřebujete více skladů, neznamená to že je nebudete za pár let potřebovat. Představte si že systém nebude schopen Vám takovou službu po letech poskytnout, díky ClosedSource řešení Vám požadavek nikdo externí nedoprogramuje a na Vás bude rozhodnutí zda stagnovat s nynějším systémem nebo znovu vložit peníze do vývoje nového ERP. Rozšiřitelnost systému dle vašich požadavků je stěžejní pro stálý růst firmy, v AutoERP neustále přibývají nové moduly a samozřejmě programujeme i funkcionality na míru, jsme s Vámi po celou dobu Vašeho růstu.
4. Možnost vlastních úprav
Skvělou vychytávkou jsou nocode systémy, kde si mnoho potřebných funkcionalit naklikáte sami bez potřeby umět programovat, nebo programátora platit. Co vše si dokážete naklikat sami záleží na vývojářích systému, někde se bez pomoci profesionála nehnete, ale například v AutoERP lze vytvořit a editovat samotné Entity, jejich políčka pro text, obrázek, přílohu nebo například komplexní pole pro adresu a následně nad Vašimi novými daty stavět reporty a grafy.
5. Možnost vyzkoušení
Vyzkoušet si boty před tím než je nakoupíte je samozřejmost, ERP je mnohem složitější než boty a bude na něm záviset celá vaše firma. Proto je vhodné si systém nejdříve vyzkoušet. Většina ERP poskytuje demoverzi zdarma, v AutoERP Vám poskytneme také přístup do demoverze a to i s osobní ukázkou. Nemusíte se nikam trmácet, všechna komunikace probíhá online.
6. Cena a licenční podmínky
Při řešení ceny je opět velmi dobré se zamyslet nad budoucností. Když se firma posune dál, kolik lidí ve firmě bude pracovat? Budete potřebovat zpracovávat hodně informací? Nebo bude potřeba více prostoru na serveru? Za co vše v tomto ERP systému budete platit, za co si musíte připlatit a co Vás bude stát měsíční poplatky? A kolik bude jednorázová platba? Systém můžete platit jako Saas, kde se často platí pravidelný poplatek za každého zaměstnance registrovaného v systému. Lze platit ale jen za dodaný systém a odvedenou práci jako u AutoERP. První jednorázová platba je vyšší, pak už ale platíte jen další požadavky a za server nebo si díky OpenSource můžete systém vést na vlastním serveru.
K ceně patří také licenční s smluvní podmínky v nichž se můžou nacházet různé poplatky, sankce, ale také práva a povinnosti obou smluvních stran. OpenSource či ClosedSource je součástí licenčních podmínek, do uzavřeného kódu nikdo krom vývojářů nevidí a nejspíš ani nikdy vidět nebude. Což znamená že můžete pracovat pouze s firmou který Vám systém dodala a musíte jej i se svými daty hostovat na jejich serveru.
7. Jak to bude fungovat, přecházím-li z jiného systému
Pracujete-li již nějakou dobu s ERP systémem nebo například CRM, ale rozhodli jste se pro změnu, je dobré si ujasnit s novým dodavatelem sytému jak to bude s přechodem. Jak moc dobře nebo špatně půjde vydolovat data z původního systému už moc neovlivníte, ale můžete ovlivnit jak se bude chovat systém nový. Import dat z .csv souboru by měl být samozřejmostí a v případě nestandardně uložených dat, která je potřeba zpracovat se dohodněte s dodavatelem. A nebojte se zeptat na to jak se systém chová i při exportu všech dat, i když nikomu nepřejeme další špatnou zkušenost, vždy se může stát že budete systém měnit znovu a znovu se dožadovat vlastních dat.
V AutoERP se s tímto problémem setkáváme poměrně často, klient má data na hostingu dodavatele systému a ty buď „nejde“ vytáhnout a nebo to nějak jde ale je to tak moc složité že si za odchod klienti ještě dost připlatí. AutoERP můžete hostovat u sebe na serveru takže nehrozí že by Vaše data někdo zadržoval, což u nás platí i v případě že zvolíte náš hosting a správu. Data jsou to nejcennější co máme!
Otázka ceny i bezpečnosti. Bude lepší online ERP systém, nebo vlastní hosting?
Některé ERP systémy, včetně našeho AutoERP, nabízí dvojí řešení – cloudový hosting, případně implementaci systému na vašich vlastních serverech. Obojí řešení mají svá pro i proti.
Cloudové řešení
1.Volbou cloudového řešení vám odpadá nutnost pořizovat často drahou IT infrastrukturu. Rovněž nemusíte mít, najímat či zaškolovat personál k implementaci a obsluze celého systému. Pořízení ERP na cloudu je obvykle spojeno s měsíčními poplatky ale ušetří vám řadu starostí.
Vlastní server
2. Při hostingu na vlastním serveru si ERP software jednorázově zakoupíte a od té doby jím bez omezení disponujete. Všechna data si musíte hlídat a ukládat sami. Za předpokladu, že zaměstnáváte kvalifikovaný IT personál, máte nad bezpečností, daty a celým systémem daleko větší kontrolu.
Vyzkoušejte CRM systém zdarma nebo se rovnou vrhněte na ERP systém. Prozkoumejte možnosti umělé inteligence nebo poptejte tvorbu webu na míru vašim potřebám!
