Firmy, které chtějí zrychlit a zjednodušit schvalování a podepisování smluv, čím dál častěji sahají po elektronickém podpisu. Jedním z rozšířených nástrojů je služba Signy, kterou lze napojit na firemní ERP systém. V tomto článku si ukážeme, jak tento proces technicky funguje, co všechno se dá automatizovat a kde vznikají specifické požadavky podle typu klienta.
Od šablony k obálce: Jak vzniká dokument pro podpis
Vše začíná u šablon smluv. Klient si v systému definuje vzory (např. obchodní smlouvy, dodavatelské podmínky, objednávky), které se následně doplňují o konkrétní data – jména, částky, datum, doba platnosti apod. Z těchto šablon se vygeneruje PDF dokument určený k podepsání.
Následně do procesu vstupuje speciální modul pro napojení na Signy, který je navržen jako univerzální rozhraní pro libovolné systémy. Tento modul zajišťuje:
převod dat ze šablony do dokumentu,
vytvoření tzv. Signy obálky (balíčku dokumentů k podepsání),
napojení na Signy API a odeslání dokumentu ke klientovi.
Každá implementace se přizpůsobuje konkrétnímu systému – klient si sám definuje, jaké tlačítko v aplikaci použije, kdy má dojít ke generování dokumentu a jak má vypadat notifikace pro podepisujícího.
Co všechno se v procesu děje
Jakmile je dokument připraven:
Uživatel v systému klikne na tlačítko „Odeslat k podpisu“.
Systém vytvoří z vybraných smluv potřebná metadata (např. e-maily, názvy, pozice podpisů, počet podpisů na dokument apod.).
Tato data se zabalí do tzv. obálky a odešlou přes API do služby Signy.
Signy vytvoří rozhraní pro podepisujícího a odešle mu e-mail s výzvou k podpisu.
Po podpisu Signy vrací dokument zpět do systému včetně identifikátoru dokumentu, stavu podepsání a dalších metadat.
Propojení a zpětná synchronizace
V systému klienta (např. Netcentrum) je napojená logika, která v reálném čase sleduje stav dokumentu:
je-li podepsán, dokument se stáhne a uloží přímo do entity smlouvy,
systém rozpozná, zda šlo o podpis, schválení, nebo pouze nahlédnutí,
všechny akce jsou logovány (odeslání, stav, ID, typ interakce),
při změně dokumentu dochází k aktualizaci i v samotném CRM/ERP systému.
Přizpůsobení konkrétnímu klientovi
Proces podpisu je navržen modulárně, ale každá firma má svá specifika:
U některých klientů se dokumenty generují hromadně, u jiných selektivně.
V některých případech se notifikace doplňuje o vlastní shrnutí – např. výše platby, měsíční poplatek nebo trvání smlouvy.
Výhody tohoto řešení
Automatizace a úspora času – není třeba ručně tisknout, podepisovat, skenovat.
Zpětná synchronizace – podepsaný dokument je automaticky připojen zpět do systému.
Flexibilita – každý klient si může nastavit vlastní tok procesu (workflow).
Auditní stopa – všechny akce se logují a lze je dohledat.
Shrnutí
Modul pro napojení na Signy představuje efektivní řešení pro digitalizaci a automatizaci podpisových procesů. Díky univerzálnímu rozhraní je snadno nasaditelný na různé typy ERP systémů, přičemž konkrétní implementace se přizpůsobuje potřebám klienta. Výsledkem je rychlejší, bezpečnější a přehlednější způsob podepisování smluv – bez papírů a bez zdržení.
