V dnešní době, kdy globalizace a neustálý technologický pokrok formují podnikatelské prostředí, je klíčové pro společnosti udržet krok s dynamickým trhem. Rostoucí konkurence a narůstající očekávání zákazníků znamenají, že efektivní řízení všech aspektů podnikání je nezbytné pro úspěch. Jedním z klíčových prvků, který podniky využívají k tomu, aby udržely kvalitní interakce se zákazníky a navíc efektivně spravovaly své interní procesy, je ERP.
V tomto článku se budeme věnovat ERP systémům – tomu, co přesně jsou, a jak mohou přinést mnohostranné výhody pro organizace. Podíváme se na to, jak ERP systémy fungují a proč jsou klíčovým prvkem pro moderní podnikání.
Obsah
Co je to ERP? Definice a význam
ERP, neboli Enterprise Resource Planning, je integrovaný software, který slouží k plánování, řízení a monitorování všech klíčových obchodních procesů a funkcí v organizaci. Hlavním cílem ERP je sjednotit a zefektivnit interní operace firmy.
ERP systémy poskytují organizacím komplexní pohled na všechny aspekty jejich činnosti. Organizace tak získá přehled o financích, zakázkách, úkolech, skladu, posutu výroby, dostupnosti lidských zdrojů a mnoho dalšího.
Kromě zlepšení interního řízení má ERP také pozitivní dopad na vnější vztahy organizace. Díky lepšímu plánování a transparentnosti mohou firmy lépe reagovat na potřeby zákazníků, nebo požadavky dodavatelů a rychleji se přizpůsobovat změnám na trhu.
Z technického hlediska je ERP systém komplexním softwarem s velkým množstvím funkcí a modulů. Tyto moduly zahrnují správu financí, řízení projektů a zakázek, řízení dodavatelů, řízení výroby, správa skladu a mnoho dalšího. ERP systém slouží k centralizovanému ukládání a zpracování dat.
K čemu by nám mohl být ERP systém?
Co je ERP už víme, ale k čemu může být prakticky dobré?
Chcete aby Vaše firma rostla a nabírala nové a nové klienty? Pak se dříve či později alespoň bez CRM neobejdete. Spravovat roztříštěnou databázi zákazníků a dalších kontaktů bez centrálního systému bude čím dál tím více časově náročné.
Čas, který ušetříte nasazením firemního systému můžete následně věnovat jiným činnostem. Už nebudete řešit stohy papírů a ztracených souborů v e-mailu. Nehledě na to, že Vám pravděpodobně unikne i řada prodejních příležitostí.
Stejně jako CRM má i ERP systém klíčovou roli v podnikání, ale zaměřuje se na řízení celkových operací a procesů v organizaci. Přestože na první pohled může působit, že ERP je primárně určen pro velké korporace, v dnešní době existují také ERP řešení přizpůsobená menším a středním firmám.
Pokud nechcete aby Vaši zaměstnanci ztráceli čas hledáním chyb ve stozích papírů nebo ručním porovnáváním tisíců řádků pak se bez firemního systému neobejdete. Čas, který ušetříte nasazením ERP systému mohou následně Vaši zaměstnanci věnovat jiným často užitečnějším činnostem a zvýšit tak šance na to že Vám pod rukama nebudou utíkat prodejní příležitosti.
Proč by měl váš podnik zvážit implementaci ERP systému? Existuje několik důvodů:
S dobrým ERP systémem se stanete mnohem konkurenceschopnější a snáze se vypořádáte s výzvami, jako jsou:
- Přehled o skladu, sledování stavu zásob, napojení čteček
- Minimalizace nákladů na skladování
- Částečná inventura bez přerušení chodu skladu
- Efektivita výroby, plánování výrobních zakázek
- Rychlejší reakce na změny na trhu – změna výrobních plánů
- Udržování přehledu o všech Vašich klientech, dodavatelích i dalších partnerech
- Agregace všech důležitých dat v jediné přehledné databázi
- Budování silnějších vztahů s Vašimi zákazníky a vylepšení komunikace z Vaší strany
- Zefektivnění prodejních a marketingových procesů, získávání klientů
- Zkvalitnění komunikace a koordinace mezi jednotlivými odděleními a týmy ve Vaší firmě
- Automatizace úkolů
- Upomínky a upozornění na důležité termíny
- Vedení statistik, vytváření reportů a analýza dat
- Kontrola a měření výkonu zaměstnanců i celých prodejních či jiných týmů a oddělení
Dobře zvolený ERP systém Vám pomůže lépe řídit Vaši firmu, optimalizovat procesy a dosáhnout dlouhodobého růstu. Automatizace a centralizace mnoha aspektů Vašeho podnikání Vám umožní ušetřit čas a zdroje, které můžete investovat do inovací a rozvoje.
Rozdělení ERP systémů
Podle implementačního modelu
On-premise ERP
Když si pořídíte on-premise ERP, znamená to, že zakoupíte software a instalujete ho na vlastním serveru nebo na jakémkoli serveru, který si zvolíte. Tento model vám poskytuje úplnou kontrolu nad Vašimi daty a systémem, což je výhodné, pokud máte vysoké nároky na bezpečnost a regulace, nebo nechcete sdílet data s třetí stranou.
On-premise ERP přináší náklady na nákup licence a infrastrukturu, jako jsou servery a IT personál pro údržbu a aktualizace systému. To může být finančně náročný start pro menší společnosti s omezenými zdroji.
Cloud ERP (Off-premise):
Cloud ERP je hostovaný ERP systém, který je dostupný přes internet. V tomto modelu poskytovatel ERP systému hostuje a spravuje systém na svých serverech, a organizace přistupuje k systému prostřednictvím webového prohlížeče. Tento typ implementace často nevyžaduje velké počáteční investice do infrastruktury, což ho činí atraktivním pro malé a střední firmy.
Hlavní obavou u cloudového ERP může být bezpečnost dat, ale většina důvěryhodných poskytovatelů ERP systémů implementuje vysoké standardy zabezpečení a šifrování dat.
Nevýhodou je, že do systému nemůžete zasahovat, platíte někdy poměrně vysoké měsíční poplatky a systém není Váš. Když tedy se poskytovatel rozhodne, že s vývojem končí, budete muset časem investovat peníze a čas do nového systému.
Hybridní ERP:
Hybridní ERP kombinuje prvky on-premise a cloudového řešení. To umožňuje organizaci uchovat některá citlivá data na vlastních serverech (on-premise) a zároveň využívat výhody cloudu pro další funkce a úkoly. Například organizace může mít kritická data o svých procesech uložená na svém interním serveru, ale používat cloudové řešení pro automatizaci a analýzu dat. Tento hybridní přístup umožňuje flexibilitu a přizpůsobení potřebám organizace.
Podle cenového modelu
Software as a Service (SaaS) ERP
SaaS ERP je jedním z nejrozšířenějších cenových modelů v oblasti ERP systémů. V tomto modelu je ERP software umístěn a hostován na serverech poskytovatele a je přístupný uživatelům prostřednictvím internetového prohlížeče. Zákazníci platí za používání ERP systému obvykle měsíční nebo roční poplatky. Tento model umožňuje snadnou a rychlou implementaci ERP systému, a uživatelé se nemusí starat o správu hardwaru a aktualizace softwaru.
Výhody SaaS ERP:
- Implementace bez potřeby vlastního IT oddělení
- Nižší počáteční náklady
- Aktualizace a zabezpečení jsou zajištěny poskytovatelem
Nevýhody SaaS ERP:
- Závislost na internetovém připojení – bez přístupu k internetu není možné ERP používat
- Menší kontrola nad daty, protože jsou uloženy na serverech poskytovatele
- Nízká modifikovatelnost, co Vám systém nedovolí naklikat, sami nezměníte
- Cenově se dlouhodobé využívání SaaS nevyplatí, často se platí za každého uživatele, který do systému přistupuje.
On-Premise ERP
On-Premise ERP je tradičním modelem, kdy si organizace zakoupí ERP software a instaluje ho na svých vlastních serverech nebo na serverech, které sama zvolí. Organizace má plnou kontrolu nad ERP systémem a daty a není závislá na externím poskytovateli. Pokud se navíc jedná o systém postavený na open-source, může do něj firma sama zasahovat a modifikovat ho podle svých potřeb, nebo si na to kohokoli najmout.
Výhody On-Premise ERP:
- Plná kontrola nad ERP systémem a daty
- Možnost přizpůsobení a úpravy systému dle specifických požadavků organizace
- Vyšší míra bezpečnosti dat, protože mohou být uloženy interně
- Minimální měsíční náklady oproti SaaS
Nevýhody On-Premise ERP:
- Vyšší počáteční náklady
- Pokud máte systém na míru, je delší doba implementace oproti standardizovanému SaaS řešení.
Jak vybrat nejlepší ERP?
Při výběru správného ERP systému je třeba zohlednit povahu podnikání, zaměření firmy, rozsah požadovaných funkcí a budoucí růst.
Zvažte, pro jakou velikost společnosti je ERP určen – malé, střední nebo velké podniky mají různé potřeby.
Ujistěte se, že víte, co od systému očekáváte. Chcete zvýšit efektivitu výrobního procesu? Zlepšit sledování skladových zásob a dodávek? Automatizovat účetnictví a finanční procesy? Pro která oddělení bude určený? K jakým externím službám by měl být napojený?
Nebojte se využít zkušební verze a svého budoucího poskytovatele se na vše zeptat.
A nakonec si spočítejte, jakou částku jste ochotni do implementace ERP investovat. A to s vědomím, že návratnost takové investice může být obrovská. Avšak pouze tehdy, bude-li podmíněna jednak správnou konfigurací na míru Vašemu podnikání, jednak správným zaškolením a adaptací Vašeho týmu na nový systém.
Budoucnost ERP
I když nemáme věšteckou kouli, můžeme si dovolit představit, co by nás mohlo čekat v oblasti ERP systémů.
Kromě standartního posunu v oblasti automatizace a personalizace. Se bude stále zlepšovat propojování mezi systémy, přístupnost z mobilního telefonu, bezpečnost i analýza dat.
Mohla by nás čekat třeba gamifikace, jak pro koncové zákazníky (což už dnes můžeme vidět například u věrnostních programů), ale i pro zaměstnance. Proč? Protože proč ne?
Lepší a běžnější integrace ERP s virtuálními asistenty. Komu by se nelíbilo po nutném vytípnutí dodavatele, třeba kvůli jízdě v autě, jen říct do telefonu ať do ERP zanese upomínku a dodavateli napíše e-mail že se za hodinku ozvete?
A nesmíme opomenout téma, které v posledním roce doslova vybouchlo. Umělá inteligence, strojové učení a jazykové modely. Za pomoci tohoto komba dostane nejen automatizace nový rozměr.
I přes to, že je AI plný internet, myslím si že možnosti umělé inteligence a strojového učení jsou stále v plenkách. Nenechte se tím však odradit. My sami máme ChatGPT na náš chatovací systém Mattermost připojen a je skvělé mít ho při ruce.
Propojit jazykový model s celým systémem by mohlo mít zajímavé výsledky.
