Asset management (správa majetku) je systematický proces, který má za cíl zajistit efektivní správu všech podnikových prostředků od jejich pořízení až po vyřazení. V dnešní době již není možné spravovat majetek pouze pomocí Excelových tabulek – potřebujete specializovaný software pro správu majetku, který vám poskytne přehled v reálném čase.
Klíčové výhody moderního asset managementu:
- Úspora nákladů – eliminace zbytečných nákupů duplicitních prostředků
- Efektivní využití majetku – optimalizace dostupných zdrojů
- Transparentnost – jasný přehled o tom, kdo a kdy používá majetek
- Automatizace procesů – snížení manuální práce a chyb
Systém rezervace prostředků
Moderní systém pro správu a rezervaci majetku stojí na třech klíčových entitách, které zajišťují komplexní funkcionalita:
1. Prostředky (Assets)
Každý kus majetku má svoji kartu majetku, na které vidíte vše potřebné. Základní evidence obsahuje:
Pro vytvoření prostředku stačí otevřít entitu Asset, zadat název jako „Pracovní notebooky Lenovo“, nastavit celkové množství na 8 kusů a přidat popisek. Systém tak registruje nový prostředek připravený k rezervacím.
2. Rezervace prostředků (Asset Reservations)
Rezervační systém poskytuje informace o vytížení komodity a zabraňuje přečerpání kapacit. Každá rezervace obsahuje:
Pro vytvoření rezervace se přejde do entity Asset Reservation, vybere se prostředek „Pracovní notebooky Lenovo“, přiřadí se zaměstnanci Pepovi, nastaví se množství 2 kusy a definuje se časové období od-do. Systém automaticky vypočítá dostupný počet kusů.
3. Kategorie prostředků
Kategorie umožňují snadné třídění a vyhledávání podle typu či účelu použití – od IT techniky po pracovní nástroje. Tato funkce funguje podobně jako složky v dokumentovém systému a umožňuje lepší organizaci majetku.
Kalendářní integrace
Pokročilý systém umožňuje integraci s Google Workspace, Microsoft Exchange nebo Microsoft 365. Rezervace se automaticky zobrazují v kalendářích všech zaměstnanců, což zajišťuje:
- Transparentní plánování – každý vidí obsazenost prostředků
- Předcházení konfliktům – automatická kontrola dostupnosti
- Efektivní koordinace – přehled všech rezervací na jednom místě
- Mobilní přístup – správa rezervací kdykoli a kdekoli
V kalendáři se zobrazují rezervace prostředků s informacemi o tom, kdo má daný prostředek rezervovaný a na jak dlouho. Systém můžete nakonfigurovat tak, aby rezervace viděli pouze oprávnění uživatelé nebo všichni zaměstnanci podle potřeb organizace.
Vizuální indikace dostupnosti
Systém poskytuje intuitivní grafické rozhraní:
- Červené označení – prostředek není momentálně dostupný
- Zelené označení – prostředek je volný k rezervaci
- Číselné hodnoty – přesný počet dostupných kusů (například „dostupné množství 6“)
- Kalendářní přehled – vizualizace obsazenosti v čase
Inteligentní řízení stavů rezervací
Systém automaticky spravuje životní cyklus každé rezervace:
Naplánovaná rezervace → automaticky se aktivuje v čase začátku
Aktivní rezervace → probíhá v určeném období
Dokončená rezervace → automaticky ukončena, majetek se uvolňuje
Zrušená rezervace → předčasně ukončena, kapacita se vrací do systému
Když se vytvoří rezervace s datem od dneska 15:30 a trváním 14 dní, systém automaticky změní stav z „naplánováno“ na „aktivní“ v příslušný čas. Po skončení se stav změní na „dokončeno“.
Kontrola kapacit v reálném čase
Systém poskytuje data o majetku online, na jednom místě a v reálném čase:
- Automatická validace – ověření dostupnosti před potvrzením
- Chybové hlášení – upozornění při překročení kapacity (například při pokusu rezervovat 7 kusů, když je maximum 6)
- Dynamické přepočty – okamžitá aktualizace volných kusů
- Předpověď dostupnosti – plánování budoucích potřeb
Systém graficky zobrazuje, kdy je prostředek dostupný a kdy ne, včetně informací o tom, kolik kusů je v daný moment volných.
Nejčastěji vyhledávané funkce
Postup zavedení v organizaci
Fáze 1: Příprava a analýza
- Zmapování současného stavu majetku
- Definice procesů a životního cyklu aktiv
- Stanovení odpovědností a oprávnění
Fáze 2: Konfigurace systému
- Nastavení kategorií a typů majetku
- Vytvoření pravidel pro rezervace a výpůjčky
- Integrace s existujícími systémy
Fáze 3: Migrace dat
- Import stávající evidence majetku
- Realizace inventur za využití QR či čárových kódů
- Ověření správnosti dat
Fáze 4: Školení a spuštění
- Zaškolení uživatelů systému
- Pilotní provoz ve vybraných odděleních
- Postupné rozšíření na celou organizaci
ROI a měřitelné přínosy
Praktické využití systému
Proces začíná v entitě Asset, kde se vytvoří nový prostředek s názvem „Pracovní notebooky Lenovo“. Nastaví se celkové množství na 8 kusů a přidá se popisek s technickými parametry. Systém tento prostředek zaregistruje a připraví ho pro rezervace.
Vytvoření rezervace krok za krokem
- Přechod do entity Asset Reservation
- Výběr prostředku „Pracovní notebooky Lenovo“
- Přiřazení zaměstnanci (např. „zaměstnanec Pepa“)
- Nastavení množství 2 kusy
- Definování období od-do
- Systém automaticky vypočítá dostupnost (zbývá 6 kusů)
Správa stavů rezervací
- Naplánováno – rezervace je vytvořena, ale ještě nezačala
- Aktivní – rezervace probíhá v určeném časovém období
- Dokončeno – rezervace byla úspěšně ukončena
- Zrušeno – rezervace byla předčasně ukončena, prostředky se uvolňují
