7 procesů, které firmy automatizují jako první v ERP

Každý týden ztrácíte desítky hodin na rutinní úkoly, které by mohl zvládnout ERP systém automaticky. Podle průzkumu Deloitte věnují zaměstnanci až 40% pracovní doby manuálním činnostem, které lze zautomatizovat. Když firmy implementují ERP systém, často se ptají: „Co automatizovat jako první, aby to měl největší dopad?“

Odpověď je jasná: začněte tam, kde ztrácíte nejvíc času. V tomto článku vám ukážeme 7 procesů, které více než 200 zákazníků Apertia automatizuje nejčastěji – a jak jim to ušetří průměrně 20 hodin týdně.

1. Automatická fakturace: Ušetřete 5 hodin týdně

Problém před automatizací

Ruční vytváření faktur zabírá účetním 30–60 minut denně. Musíte přepisovat data z objednávek, kontrolovat položky, počítat DPH a odesílat faktury emailem. Chyby v přepisu způsobují problémy s platbami.

Jak ERP systém automatizuje fakturaci

Moderní ERP systém automaticky:

• Generuje faktury z potvrzených objednávek
• Doplňuje položky, ceny a DPH z databáze
• Odesílá faktury emailem nebo do datové schránky
• Archivuje dokumenty podle účetních předpisů

Fakturační systém v AutoERP navíc propojuje faktury s bankovním účtem pro automatické párování plateb. Společnost Apertia navíc nabízí AI agenta pro vytěžování faktur, který dokáže automaticky zpracovat i naskenované faktury od dodavatelů.

Reálná úspora

5 hodin týdně = zaměstnanec může místo přepisování faktur řešit upomínky nebo komunikovat s klienty.

2. Automatické párování plateb: Konec s hledáním v bankovních výpisech

Problém před automatizací

Účetní každé ráno stahuje bankovní výpis a ručně hledá, která platba patří ke které faktuře. U 50 plateb denně to zabere 2–3 hodiny. Při špatném spárování vznikají chyby v evidenci pohledávek.

Jak ERP systém automatizuje párování

ERP systém s bankovním propojením:

• Stahuje platby automaticky přes API
• Páruje je podle variabilního symbolu
• Označuje faktury jako zaplacené
• Upozorní na neidentifikované platby

Reálná úspora

3 hodiny týdně = účetní se může soustředit na analýzy cash flow místo manuálního párování.

3. Automatické objednávky do skladu: Nikdy vám nedojde zásoby

Problém před automatizací

Skladník musí každý den kontrolovat minimální stavy zboží v Excelu, vytvářet objednávky dodavatelům a posílat je emailem. Při růstu firmy se tento proces stává neudržitelným.

Jak ERP systém automatizuje objednávání

Skladový systém v ERP:

• Sleduje minimální a maximální stavy zásob
• Automaticky vytváří objednávky při poklesu pod minimum
• Zasílá objednávky dodavatelům přes email nebo EDI
• Upozorní na opožděné dodávky

AutoERP nabízí skladovou aplikaci pro mobilní zařízení, kde skladník vidí, co objednat, přímo na telefonu. Pro B2B firmy nabízí Apertia také B2B Objednávky Agenta, který automaticky zpracovává objednávky z emailů, PDF souborů a EDI.

Reálná úspora

4 hodiny týdně = skladník má čas na kontrolu kvality a organizaci skladu.

4. Automatické upomínky: Vymáhejte pohledávky bez manuální práce

Problém před automatizací

Účetní musí každý týden procházet neuhrazené faktury, vytvářet upomínky a odesílat je klientům. U 20 upomínek týdně to zabere 2 hodiny.

Jak ERP systém automatizuje upomínky

Fakturační systém automaticky:

• Sleduje splatnost faktur
• Odesílá první upomínku 7 dní po splatnosti
• Eskaluje druhou upomínku po 14 dnech
• Počítá penále podle nastavených pravidel

Reálná úspora

2 hodiny týdně = účetní nemusí ručně vytvářet upomínky a může se věnovat vyjednávání o úhradách.

5. Automatické reporty: Aktuální data bez Excelu

Problém před automatizací

Manažeři potřebují týdenní přehledy tržeb, marží a produktivity. Někdo musí data vytáhnout z několika systémů, zkopírovat do Excelu, vytvořit grafy a odeslat emailem. Celkem 3–4 hodiny týdně.

Jak ERP systém automatizuje reporting

Reporting modul v ERP:

• Generuje reporty automaticky každé pondělí ráno
• Odesílá je emailem nebo zobrazuje v dashboardu
• Aktualizuje data v reálném čase
• Umožňuje filtry podle oddělení, produktů nebo období

Reálná úspora

3 hodiny týdně = analytik může místo kopírování dat analyzovat trendy a doporučovat zlepšení.

6. Automatická docházka: Konec s Excelem a papírovými tabulkami

Problém před automatizací

Zaměstnanci zapisují docházku na papír nebo do Excelu. HR musí vše přepsat do mzdového systému, spočítat hodiny a kontrolovat přesčasy. U 50 zaměstnanců to zabere 4–5 hodin měsíčně.

Jak ERP systém automatizuje docházku

Docházkový systém v ERP:

• Eviduje příchody a odchody přes NFC čip nebo mobil
• Počítá odpracované hodiny automaticky
• Upozorní na překročené přesčasy
• Export do mzdového systému jedním kliknutím

Reálná úspora

1 hodina týdně = HR má více času na nábor a rozvoj zaměstnanců.

7. Automatické schvalování objednávek: Zrychlete rozhodování

Problém před automatizací

Každá objednávka nad 10 000 Kč musí projít schvalovacím procesem. Email koluje mezi vedoucím, finančním ředitelem a CEO. Schválení trvá 2–3 dny a v tom čase nelze objednat.

Jak ERP systém automatizuje schvalování

ERP systém s workflow:

• Automaticky posílá objednávky ke schválení podle částky
• Notifikuje schvalovatele emailem nebo v aplikaci
• Umožňuje schválit přímo z mobilu
• Pokud neschválí do 24 hodin, eskaluje na nadřízeného

Reálná úspora

2 hodiny týdně = manažeři neprocházejí emaily a schvalují přímo v ERP systému.

Celková úspora: Více než 20 hodin týdně

Když sečteme všechny automatizované procesy:

20 hodin týdně = půl úvazku, který můžete věnovat strategickým aktivitám místo rutinních úkolů.

Jak začít s automatizací v ERP systému?

Krok 1: Identifikujte nejčasnější úzká místa

Zeptejte se týmu:

• Které úkoly opakujete každý den/týden?
• Kde děláte nejvíc chyb při přepisování?
• Co vás nejvíc zdržuje od důležité práce?

Krok 2: Začněte s jedním procesem

Nevybírejte všechny najednou. Začněte procesem, který:

• Zabírá nejvíc času
• Je nejjednodušší na automatizaci
• Má jasné výsledky (např. fakturace)

Krok 3: Nastavte ERP systém podle vašich procesů

AutoERP vám umožňuje:

• Přizpůsobit workflow vašim procesům
• Nastavit automatická pravidla
• Integrovat s bankou, e-shopem nebo účetním systémem

Krok 4: Vyškolte tým

Zaměstnanci musí pochopit:

• Jak nový proces funguje
• Co od nich systém očekává
• Kam se obrátit při problémech

Krok 5: Měřte výsledky

Sledujte:

• Kolik času proces zabíral před a po automatizaci
• Kolik chyb se snížilo
• Jak rychle se proces zrychlil

Chyby, kterým se vyhnout při automatizaci

Chyba 1: Automatizovat špatný proces

Automatizace špatného procesu = rychlejší chyby. Nejdřív proces optimalizujte, pak automatizujte.

Chyba 2: Automatizovat vše najednou

Postupná automatizace = menší riziko, rychlejší výsledky.

Chyba 3: Nezapojit tým

Zaměstnanci musí chápat, proč automatizujete. Jinak budou systém sabotovat.

Chyba 4: Nekontrolovat výsledky

Automatizace neznamená „nastav a zapomeň“. Pravidelně kontrolujte, že procesy fungují správně.

AutoERP: ERP systém pro automatizaci procesů

AutoERP je český ERP systém od společnosti Apertia postavený pro automatizaci. S více než 200 zákazníky a 10+ lety zkušeností nabízí řešení, které na rozdíl od tradičních systémů:

Žádné měsíční licence – platíte pouze implementaci
Neomezený počet uživatelů – automatizace pro celý tým
Flexibilní workflow – přizpůsobte procesy podle sebe
Integrace s českou legislativou – faktury, účetnictví, mzdy
AI automatizace – 35+ AI agentů pro automatizaci procesů

Například řízení zakázek propojuje obchod, výrobu a fakturaci do jednoho automatizovaného procesu. Apertia navíc poskytuje 24/7 podporu a kompletní IT řešení od ERP, CRM až po weby a výrobní systémy.

FAQ: Často kladené otázky o automatizaci v ERP

Kolik stojí automatizace procesů v ERP?
Záleží na rozsahu. Základní automatizace (fakturace, párování plateb) je součástí většiny ERP systémů. Pokročilé workflow vyžadují konfiguraci (5 000–50 000 Kč).

Jak dlouho trvá zavedení automatizace?
Jednoduchý proces (např. automatické upomínky) – 1 týden. Komplexní workflow (např. schvalování objednávek) – 1–2 měsíce.

Můžeme automatizovat i specifické procesy naší firmy?
Ano. AutoERP umožňuje vytvářet vlastní workflow a pravidla podle vašich potřeb. Pokud potřebujete pokročilou automatizaci pomocí AI, Apertia nabízí vývoj vlastních AI agentů na míru.

Co když zaměstnanci odmítají nový systém?
Zapojte je od začátku. Ukažte jim, jak automatizace usnadní jejich práci (méně rutiny = více času na zajímavé úkoly).

Lze automatizaci financovat z dotací?
Ano. Program Digitální podnik (OP TAK) poskytuje dotace až 60% na implementaci ERP systémů.

Závěr: Automatizace = konkurenční výhoda

Firmy, které automatizují rutinní procesy v ERP systému, získávají:

• Úsporu 20+ hodin týdně na manuální práci
• Snížení chyb o 90% díky eliminaci přepisování
• Rychlejší rozhodování díky aktuálním datům
• Spokojené zaměstnance, kteří nemusí dělat nudné úkoly

Začněte s automatizací jednoho procesu. Výsledky uvidíte během týdne a postupně rozšiřujte na další oblasti.

Více než 200 firem včetně České exportní banky, Energostaru nebo Třídy již využívá řešení od Apertia pro automatizaci svých procesů.

Vyzkoušejte AutoERP zdarma nebo promluvte s naším týmem o možnostech AI automatizace.