ERP implementace pro technologickou firmu

Kratké shrnutí

Technologická společnost čelila kritické situaci – faktury se ztrácely v e-mailech, projekty neměly jasnou strukturu a administrativa pohltila množství pracovního času týmu. Implementací vlastního ERP systému s AI automatizací jsme dosáhli úspory času při zpracování dokumentů a úplně eliminovali ztracené faktury. Firma se z administrativního chaosu transformovala na efektivní organizaci s jasnou kontrolou nad všemi procesy.

„Vzpomínám si na ten moment, kdy mi prošla kolem stolu faktura za 200 tisíc, kterou jsme už měli zaplatit před měsícem. Prostě se ztratila v e-mailech,“ vzpomíná ředitel společnosti.

Příběh majitele firmy

Situace eskalovala postupně. Firma měla kvalitní výrobky a rostla, ale administrativní procesy zaostávaly. Faktury se pravidelně ztrácely v různých e-mailových schránkách, datové schránky kontroloval náhodně kdokoli, kdo si vzpomněl. Projekty neměly jasnou strukturu – dokumenty rozházané po složkách, nejasné zodpovědnosti, opakující se úkoly.

Představení problému:

Chaos v dokumentech

Společnost denně zpracovávала desítky příchozích dokumentů:

Faktury se ztrácely v různých e-mailových schránkách
Datové schránky nikdo pravidelně nekontroloval
Neschopenky a úřední korespondence se míchaly s běžnými e-maily
Neexistoval centrální systém pro sledování stavu vyřizování

Neefektivní projektové řízení

Každý projekt byl ostrovem:

Dokumenty rozházané v různých složkách
Nejasné, kdo co má na starosti
Žádný přehled o postupu prací
Opakované úkoly se zapomínaly nebo dělaly vícekrát

Fragmentované procesy

Hospodářská střediska existovala pouze na papíře
Schvalování probíhalo chaoticky bez jasných pravidel
Evidence majetku byla vedena v Excelu
Reporting trval celé dny ruční práce

Naše řešení:

AI-powered automatizace dokumentů

Implementovali jsme inteligentní systém pro zpracování dokumentů:

Inteligentní zpracování záznamů: Systém zpracovává široké spektrum dokumentů – od běžných faktur přes daňové doklady až po speciální dokumenty jako oznámení o platnosti smlouvy. Každý dokument má jasně označený stav (Dokončeno/Chyba) a automatické přiřazení ke správnému workflow.
Alertní systém s detailním sledováním: Implementovali jsme pokročilý alertní systém, který sleduje například „Nový email viz email od Peti“ s přesnými časovými razítky. Systém rozpoznává různé typy komunikace a automaticky je kategorizuje podle priority a typu akce.
Integrace datových schránek: Systém se automaticky připojuje k datovým schránkám, stahuje všechny zprávy a třídí je podle typu – neschopenky do speciální složky, úřední korespondence podle původce, faktury do schvalovacího workflow.
URL sanitizace a bezpečnost: Implementovali jsme pokročilou sanitizaci pro bezpečné zpracování různých formátů URL adres v e-mailech, včetně nestandardních formátů českých institucí.

Centralizovaný projektový management

Vytvořili jsme jednotný dashboard s real-time přehledem všech úkolů, projektů a jejich stavů. Systém používá intuitivní barevné kódování pro okamžitý vizuální přehled:

NEZAHÁJENO (světle modrá) – nové úkoly čekající na začátek
ZAHÁJENO (šedá) – úkoly v procesu
KONZULTACE (oranžová) – úkoly vyžadující diskusi
DOKONČENO (zelená) – dokončené úkoly
PŘEVZATO (zelená) – předané úkoly
ARCHIV (fialová) – archivované položky

Implementovali jsme systém okamžitých upozornění zobrazovaných přímo na pravé straně obrazovky. Uživatelé vidí aktivní notifikace jako „Žádost o vyčtení vypršela“ s možností okamžité akce.

Projektový management podle složitosti: Systém eviduje různé typy projektů od jednoduchých jako „LN Finance“ (číslo 63) až po komplexní jako „Instalace CRM „. Každý projekt má jasně označeného zodpovědného pracovníka a aktuální stav (Nový/Přiřazený).
Multi-projektová organizace: Systém umožňuje filtrovat a organizovat projekty podle priority a typu.

Pokročilé workflow a schvalování

Automatické směrování: Faktury se podle hodnoty a typu automaticky směrují ke správným schvalovatelům. Systém respektuje hierarchii a pravomoci.
Hospodářská střediska: Implementovali jsme automatické třídění nákladů podle středisek s možností sledování rozpočtů a generování reportů v real-time.
Evidence majetku s půjčováním: Systém pro evidenci firemního majetku s možností půjčování zaměstnancům včetně sledování, kdo má co půjčené a do kdy.

Technická architektura

Backend: Python-based systém s FastAPI pro vysoký výkon
AI komponenta: Vlastní modely pro OCR a NLP zpracování dokumentů
Database: Relační databáze s optimalizací pro rychlé vyhledávání
Security: Multi-layer bezpečnost s auditováním všech operací
Integration: RESTful API pro propojení s externími systémy

Výsledek:

Implementace komplexního ERP systému přinesla automatizaci klíčových procesů – AI nyní automaticky čte faktury z e-mailů, extrahuje data a směruje je ke schválení podle typu nákladu, zatímco datové schránky se automaticky stahují a třídí úřední korespondence podle odesílatele. Projektové řízení získalo centrální evidenci všech projektů s přehledem stavu a zodpovědných osob, schvalovací procesy se zautomatizovaly tak, že faktury se rozdělují po položkách a směrují ke správným schvalovatelům.

Zjednodušily se základní každodenní procesy – e-mailová komunikace nyní využívá skupinové schránky s hierarchickým zobrazením ve vláknech, kalendáře a rezervace fungují jako sdílené kalendáře s automatickými rezervacemi zasedaček a vozidel včetně schvalování. Kontakty umožňují jedné osobě mít různé údaje pro různé organizace a interní procesy získaly jednotný case management pro IT, HR a správu budov v jednom místě.

Vyzkoušejte AutoERP zdarma

Ptejte se, zkoušejte, jsme tu pro Vás

autoerp

Systém

Důležité odkazy

Sledujte nás

Sledujte nás: