CRM SystémŘízení zakázekEnergetika & Fotovoltaika

Multi-company CRM: přehledná správa týmů a faktur napříč společnostmi

Jak energetická firma sjednotila správu 3 společností do jednoho CRM — a eliminovala chyby ve fakturách na nulu

0 %

chybovost ve fakturách

systém místo tří

100 %

automatizace fakturace

Multi-company CRM: přehledná správa týmů a faktur napříč společnostmi

Rostoucí firma z oblasti fotovoltaiky narazila na strop svého CRM. Tři společnosti pod jednou střechou, ale systém, který zvládal pouze jednu. Výsledek? Chaos ve fakturách, neprůhledná data a hodiny strávené manuální správou. AutoERP to změnil jediným modulem — Multi-Company CRM, kde každá firma funguje samostatně, ale vše běží pod jedním přihlášením.

Pozadí projektu

Jak to celé začalo

Majitel firmy podniká v oblasti instalací a servisu fotovoltaických elektráren (FVE). Jeho obchodní model zahrnuje více propojených společností, které sdílejí podobné procesy, ale mají odlišné účetní údaje a týmy.

V CRM systému spravovali klasický obchodní proces:

S rozvojem podnikání firma začala fungovat pod více společnostmi. Majitel hledal způsob, jak sjednotit správu více společností, aniž by musel používat několik oddělených systémů.

Organizace a kontakty

Obchodní příležitosti

Nabídky a faktury

Výzva

Situace před implementací

Původní CRM systém byl koncipován pouze pro jednu firmu. I když obsahoval funkci týmů, ty nebyly propojené s fakturačními údaji ani s oprávněními — a s každou novou společností rostl chaos exponenciálně.

Nebylo možné přiřadit tým jako samostatnou společnost

Faktury měly vždy stejné údaje bez ohledu na firmu

Nešlo jednoduše přepínat mezi společnostmi

Uživatelé viděli záznamy napříč firmami bez jakéhokoliv omezení

Výsledkem byla ztráta přehledu, zvýšené riziko chyb ve fakturaci i v obchodních procesech a nutnost složité manuální správy.

Bylo proto potřeba systém rozšířit tak, aby každý tým fungoval jako samostatná firma — s vlastními fakturačními údaji, oprávněními a možností přepínání mezi jednotlivými společnostmi.

Situace před implementací — fakturační systém

Řešení

Naše řešení na míru

Namísto polovičatých řešení nebo provozování několika oddělených systémů jsme vytvořili modul Multi-Company — elegantní rozšíření, které z běžného CRM udělalo plnohodnotnou multi-company platformu.

Modul Multi-Company

Vytvořili jsme modul Multi-Company, který rozšiřuje standardní funkce CRM systému a přidává firemní logiku do systému týmů. Každý tým nyní obsahuje volbu Použít jako společnost. Po aktivaci se zobrazí nová pole — název společnosti, adresa, IČO, DIČ a fakturační údaje. Tým se tímto stává samostatnou firmou, jejíž údaje se automaticky propisují do všech relevantních záznamů.

Klíčové funkce systému

Díky modulu Multi-Company firma efektivně řídí více společností z jednoho CRM prostředí, bez nutnosti provozovat několik samostatných systémů. Každá společnost vystavuje faktury s korektními údaji automaticky.

Přepínání mezi společnostmi — Přímé přepínání v uživatelském rozhraní — žádné odhlašování a přihlašování

Automatické fakturační údaje — Správné údaje se automaticky načtou pro všechny nové faktury a doklady

Přiřazování záznamů k týmům — Každá společnost má své vlastní obchodní a účetní záznamy

Řízení přístupu — Uživatelé vidí jen data své firmy — bezpečně a přehledně

Detailní funkce pod kapotou

Automatické fakturační údaje

Systém automaticky přenáší fakturační údaje z aktivního týmu do všech nově vytvořených faktur a dokladů. Každá společnost tak vystavuje vlastní faktury s korektními údaji bez nutnosti ručního přepisování.

Inteligentní přiřazování záznamů

Každý záznam je přiřazen k týmu, jehož údaje se následně automaticky používají pro faktury a další dokumenty. Uživatelé si mohou nastavit výchozí tým — nové záznamy se přiřadí automaticky.

Přepínání kontextu jedním klikem

V horní části systému jsme přidali přepínač týmů. Uživatel si zvolí tým, se kterým chce pracovat, a celé CRM se okamžitě přizpůsobí — zobrazí data konkrétní společnosti.

Oprávnění a rozšiřitelnost

Oprávnění a role

V rámci SPO rolí jsme umožnili nastavit, že uživatel může číst, upravovat, mazat nebo vytvářet záznamy pouze v rámci svého týmu. Zaměstnanci jednotlivých firem vidí jen své záznamy a nemohou zasahovat do dat jiných společností.

Plná integrace s CRM

Modul je plně integrován s organizacemi, kontakty, obchodními příležitostmi, nabídkami a fakturami. Fakturační šablony načítají údaje z aktivního týmu. Systém zvládá neomezený počet společností.

Technicky je řešení postaveno na principu týmů doplněných o logiku pro automatické přenášení údajů. Výsledkem je jednoduchý, ale velmi efektivní multi-company režim — bez zásahů do jádra systému.

Výsledky

Měřitelné výsledky od prvního dne

Po nasazení nového modulu se práce firmy změnila ze dne na den. Žádné školení, žádné složité procesy — systém prostě funguje tak, jak má.

Uživatelé mají pocit, že systém myslí za ně — automaticky vyplňuje správné údaje, přiděluje faktury správným firmám a udržuje absolutní pořádek v datech.

Přehledná práce s více společnostmi v jednom systému

Nulová chybovost ve fakturách

Bezpečný přístup k datům podle týmů

Jednoduché rozhraní — žádné školení, žádná křivka učení

„Jedno CRM, více firem, a všechno běží hladce."

Barbora Ondroušková

Obchodní ředitelka

0 %