Firma z oblasti energetiky (instalace a servis fotovoltaických elektráren – FVE) využívala CRM systém pro správu obchodních příležitostí, nabídek a faktur. S rozvojem podnikání začala fungovat pod více společnostmi, které bylo potřeba spravovat v jednom systému. Standardní CRM však tuto možnost nenabízelo.
Vytvořili jsme proto rozšíření Multi-Company, díky tomu firma nyní efektivně řídí více společností z jednoho CRM prostředí, bez nutnosti provozovat samostatné systémy.
Majitel firmy podniká v oblasti instalací a servisu fotovoltaických elektráren (FVE).
Jeho obchodní model zahrnuje více propojených společností, které sdílejí podobné procesy, ale mají odlišné účetní údaje a týmy.
V CRM systému spravovali klasicky obchodní proces:
Majitel tedy hledal způsob, jak sjednotit správu více společností, aniž by musel používat několik oddělených systémů.
Původní CRM systém byl ale koncipován pouze pro jednu firmu. I když obsahoval funkci týmů, ty nebyly propojené s fakturačními údaji ani s oprávněními.
To znamenalo, že:
nebylo možné přiřadit tým jako samostatnou společnost,
faktury měly vždy stejné údaje bez ohledu na firmu,
nešlo jednoduše přepínat mezi společnostmi,
uživatelé viděli záznamy napříč firmami.
Výsledkem byla ztráta přehledu, zvýšené riziko chyb ve fakturaci i v obchodních procesech a nutnost složité manuální správy.
Bylo proto potřeba systém rozšířit tak, aby každý tým fungoval jako samostatná firma – s vlastními fakturačními údaji, oprávněními a možností přepínání mezi jednotlivými společnostmi.
Cílem bylo rozšířit CRM systém tak, aby fungoval jako multi-company řešení, kde každý tým reprezentuje samostatnou společnost. Fakturační údaje se automaticky berou podle aktivního týmu, uživatelé mají přístup pouze ke svým datům a systém se automaticky přepíná podle zvolené společnosti.
V reakci na tuto potřebu jsme vytvořili modul Multi-Company, který rozšiřuje standardní funkce CRM systému a přidává firemní logiku do systému týmů.
Každý tým nyní obsahuje volbu „Použít jako společnost“. Po aktivaci se zobrazí nová pole pro vyplnění: název společnosti, adresa, IČO a DIČ, fakturační údaje.
Tým se tímto označením stává samostatnou firmou, jejíž údaje se automaticky propisují do všech relevantních záznamů.
Systém dále umožňuje:
přepínat mezi společnostmi přímo v uživatelském rozhraní,
automaticky načítat správné fakturační údaje pro všechny nové faktury a doklady,
přiřazovat záznamy k jednotlivým týmům, aby každá společnost měla své vlastní obchodní a účetní záznamy,
omezovat přístup uživatelů podle příslušnosti k firmě či týmu.
Díky tomu může firma nyní efektivně řídit více společností z jednoho CRM prostředí, bez nutnosti provozovat několik samostatných systémů. Každá společnost vystavuje faktury s korektními údaji automaticky, uživatelé vidí jen relevantní data a přepínání mezi firmami je jednoduché a intuitivní
Automatické fakturační údaje
Systém automaticky přenáší fakturační údaje z aktivního týmu do všech nově vytvořených faktur a dokladů. Každá společnost tak vystavuje vlastní faktury s korektními údaji bez nutnosti ručního přepisování.
Přiřazování záznamů k týmům
Každý záznam je přiřazen k týmu, jehož údaje se následně automaticky používají pro faktury a další dokumenty. Uživatelé si mohou nastavit výchozí tým, a pokud vytvoří nový záznam (nabídku, příležitost, fakturu), systém ho automaticky přiřadí k tomuto týmu.
Přepínání týmů
V horní části systému jsme přidali přepínač týmů. Uživatel si zvolí tým, se kterým chce právě pracovat – ten se nastaví jako výchozí. Po přepnutí se celé CRM „refrešne“ a zobrazí data konkrétní společnosti, což umožňuje rychle a intuitivně pracovat s více firmami najednou.
Oprávnění a role
V rámci SPO rolí jsme umožnili nastavit, že uživatel může: číst, upravovat, mazat nebo vytvářet záznamy pouze v rámci svého týmu.
Tím se zaručuje, že zaměstnanci jednotlivých firem vidí jen své záznamy a nemohou zasahovat do dat jiných společností.
Integrace a rozšiřitelnost
Modul je plně integrován s klasickým CRM – organizacemi, kontakty, obchodními příležitostmi, nabídkami a fakturami. Fakturační šablony byly upraveny tak, aby načítaly údaje z aktivního týmu. Systém zvládá neomezený počet společností a funguje na osvědčené infrastruktuře.
Technicky je řešení postaveno na principu týmů, které jsme doplnili o nový checkbox a logiku pro automatické přenášení údajů. Tím jsme docílili jednoduchého, ale velmi efektivního multi-company režimu, bez zásahů do jádra systému. Uživatelé si mohou vybrat svůj tým, systém automaticky načítá správné fakturační údaje, přiřazuje záznamy, kontroluje oprávnění a intuitivně přepíná mezi společnostmi, čímž zajišťuje bezpečné a efektivní řízení více firem v jednom CRM.
Po nasazení nového modulu se práce firmy výrazně zjednodušila. Každý uživatel si může snadno přepnout aktivní společnost a systém se okamžitě přizpůsobí – od zobrazených záznamů až po fakturační údaje.
Majitel ocenil, že řešení působí naprosto přirozeně, bez nutnosti školení či složitých procesů. Uživatelé mají pocit, že systém „myslí za ně“ – vyplňuje správné údaje, přiděluje faktury správným firmám a udržuje pořádek v datech.
Přínosy řešení jsou jednoznačné:
Majitel firmy shrnul výsledek jednoduše – systém nyní funguje přesně tak, jak si představoval: „Jedno CRM, více firem, a všechno běží hladce.“
Vyzkoušejte AutoERP zdarma
Ptejte se, zkoušejte, jsme tu pro Vás
Přidejte se na webinář!
Jak ušetřit na Vašem IT, automatizovat a zároveň zefektivnit všechny procesy ve společnosti.
