ERP pro projekční a realizační firmu v energetice: zakázky, dokumenty a fakturace na jednom místě
Jak jsme firmě z energetiky propojili zakázky, dokumentaci a fakturaci do jednoho ERP a co nás zavádění naučilo
5 015
zpracovaných datových zpráv z archivu
9 225
dokumentů zpřístupněných u zpráv
1 systém
pro zakázky, dokumenty a fakturaci
Důvěřují nám firmy napříč obory
Projekční a realizační firma z oboru energetiky řídila zakázky, montáže a servis napříč tabulkami, e-mailem, síťovými složkami, papírovými formuláři a dvěma fakturačními nástroji. AutoERP jsme upravili tak, aby zakázky, dokumentace, vydané i přijaté faktury a přenos do účetnictví běžely v jednom systému. Systém je v ostrém provozu a při zavádění jsme si ověřili, že technická dodávka, ostrý provoz a převzetí jsou tři různé milníky.
Pozadí projektu
Jak to celé začalo
Firma projektuje a realizuje stavby v oboru energetiky a k nim zajišťuje montáže a servis. Každá zakázka s sebou nese projektovou dokumentaci, fotografie, protokoly, objednávky, faktury a korespondenci včetně datových zpráv.
Provoz byl rozdělený mezi tabulky, e-mail, lokální a síťové složky, papírové formuláře a účetní systém MRP. Část fakturace navíc probíhala v samostatném fakturačním nástroji. Informace a dokumenty k jedné zakázce se tak dohledávaly na několika místech.
Projekt jsme zahájili v květnu 2025 analýzou skutečných procesů firmy. Na ní stavělo zadání, které pokrylo zakázky, dokumenty, fakturaci i napojení na účetnictví.
Cílem bylo soustředit evidenci zákazníků a zakázek, dokumentaci, úkoly, objednávky, přijaté a vydané faktury a servisní informace do jednoho systému.
Výzva
Situace před implementací
Firma potřebovala jedno místo, kde bude u každé zakázky vidět zákazník, stav, dokumentace i fakturace, a zároveň zachovat účetnictví v systému MRP.
Dohledání podkladů k jedné zakázce znamenalo projít několik úložišť a fakturace vyžadovala opakovanou ruční práci.
Nešlo o nasazení hotové šablony. Systém bylo potřeba upravit podle toho, jak firma skutečně pracuje se zakázkami, dokumenty a doklady.
Řešení
Naše řešení na míru
AutoERP jsme upravili do jednoho systému pro zakázky, dokumenty a fakturaci a napojili jej na účetnictví.
Jednotná karta zakázky
Každá zakázka má v systému zákazníka, stav, plánování a navázané doklady. Na kartě zakázky jsou dohledatelné úkoly, objednávky i faktury.
Centrální dokumentace a datové zprávy
Projektová dokumentace, fotografie, protokoly a související e-maily se ukládají přímo k zakázce. Archiv datových zpráv (.zfo) jsme hromadně zpracovali: 5 015 zpráv a 9 225 vložených dokumentů je dostupných přímo v systému.
Vydané, přijaté a opakované faktury
Vydané i přijaté faktury se párují k zakázkám. Přijaté faktury vytěžuje AI, pravidelné faktury systém vystavuje automaticky podle nastaveného měsíčního cyklu.
Přenos do účetnictví MRP
Faktury se do účetního systému MRP přenášejí podle data zdanitelného plnění. Opravu výpočtu u vytěžených faktur jsme ověřili až na výstupu ISDOC, který přebírá účetnictví.
Implementace
Jak projekt probíhal
Zavádění probíhalo postupně a nejvíc práce vyžadovaly navazující procesy, tedy účetnictví, vytěžování dokladů a historická data.
Analýza a zadání
Od května 2025 jsme mapovali, kde firma vede zakázky, dokumenty a doklady. Z analýzy vzniklo zadání pro zakázky, dokumentaci, fakturaci a napojení na účetnictví.
Ostrý provoz
V létě 2026 přešla firma do ostrého provozu. Od 1. 7. 2026 běží přenos faktur do účetnictví podle nastavených pravidel.
Opakovaná fakturace
Pro pravidelné zákazníky jsme připravili automatické faktury s měsíčním cyklem a firmě předali návod, jak další nastavit sama.
Stabilizace a historická data
Po spuštění jsme opravovali chyby, které ukázal reálný provoz: výpočet u vytěžených faktur, výkazy a přílohy archivních datových zpráv. Na zpracování dalších požadavků se pracuje dál.
Výsledky
Měřitelné výsledky od prvního dne
Zakázky, dokumenty a fakturace firmy běží v jednom systému v ostrém provozu.
Dokumenty, které firma dříve hledala v archivu datových zpráv a ve složkách, jsou dostupné přímo u zakázky.
5 015
zpracovaných datových zpráv z archivu
9 225
dokumentů zpřístupněných u zpráv
1 systém
pro zakázky, dokumenty a fakturaci
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Začněte vlastní implementaci
Naplánujte si konzultaci a zjistěte, jak může AutoERP podpořit váš provoz a řízení procesů.
Pošleme vám ceník a ozveme se
Nebo zavolejte: +420 772 727 746