Příjem požadavku: z telefonátu na zásah s prioritou během minuty

Zákazník volá, píše e-mail, vyplní formulář na webu nebo pošle fotku přes WhatsApp. Dispečer nezakládá papír ani kartičku na nástěnce, ale servisní zásah, který už ví, o jakou provozovnu a zařízení jde a jak moc to spěchá.

Zobrazit celý proces

Postaveno na reálných servisních provozech: gastro technika, vzduchotechnika a klimatizace, kalibrace měřidel, montáže

Dispečerka zakládá nový servisní požadavek v AutoERP během telefonátu se zákazníkem

Příjem požadavku v AutoERP znamená, že z libovolného kanálu (telefon, e-mail, web, WhatsApp) vznikne servisní zásah navázaný na provozovnu a konkrétní zařízení, s prioritou podle dopadu na provoz zákazníka a s přílohami. Zásah se objeví v kanbanu a na mapě dispečera.

E-mail a webový formulář zakládají lead nebo zásah automaticky
Priorita Kritická / Vysoká / Běžná / Nízká podle toho, zda zákazník může pracovat
Zařízení, které v evidenci není, založí technik na místě s fotkou štítku
SLA se hlídá: systém spočítá nejzazší termín reakce a upozorní

Jak to probíhá

Pět kroků od zazvonění po zásah připravený k plánování

Dispečer dělá dvě rozhodnutí: jak moc to spěchá a o jaké zařízení jde. Zbytek doplní systém.

Stavy požadavku

Požadavek přijde libovolným kanálem

Telefonát zapíše dispečer, e-mail a webový formulář se přiřadí k organizaci automaticky podle adresy nebo čísla, WhatsApp zprávy z Business API se logují včetně příloh.

Vznikne lead a z něj servisní zásah

U servisního typu se rovnou generuje zásah. U obchodního vzniká obchodní případ. Lead zůstává archivovaný pro reporting zdrojů poptávek.

Dispečer vybere provozovnu a zařízení

Organizace má více provozoven, každá své zařízení s historií oprav a záruk. Pokud zařízení v evidenci není, technik ho založí v terénu s fotkou štítku.

Nastaví se priorita a požadované datum

Priorita odráží dopad: kuchyně, která nevaří, je kritická. Kritické provozy s SLA dostanou spočítaný nejzazší termín reakce a dispečer upozornění při překročení.

Zásah se objeví v kanbanu a na mapě

Karta ve sloupci Nový, vlaječka na mapě v barvě priority. Přílohy, video i telefonický zápis jsou u zásahu. Tím je požadavek připravený pro plánování.

Principy

Co dělá příjem požadavku rychlý a bezchybný

Jedno místo pro všechny kanály

E-mail, web, WhatsApp i telefon končí ve stejné frontě zásahů. Nic se neztratí v soukromém telefonu technika.

Zařízení je střed evidence

Každý zásah je navázaný na konkrétní zařízení na konkrétní provozovně. Historie oprav, díly a záruka jsou vždy po ruce.

Priorita místo intuice

Dispečer neplánuje podle pocitu, ale podle priority a SLA, které systém hlídá a barevně zobrazuje.

Jedna aplikace řídí celý systém

Technik má v ruce jednu mobilní aplikaci. Všechno ostatní se děje samo.

Výjezd, checklist, fotky, díly, podpis zákazníka, pokladní doklad i docházka – vše zapíše technik jednou v mobilu. Dispečer, sklad, dílna i účetní pak už jen pracují s tím, co vzniklo v terénu. Žádné přepisování, žádné papírové servisní listy.

Denní plán s trasou a seznamem „co vzít s sebou“
Start výjezdu jedním klepnutím, čas a GPS se uloží samy
Checklisty povinné podle typu zařízení
Fotky před a po, automaticky pojmenované a uložené k zařízení
Vyžádání dílu nafocením štítku – vznikne materiálový požadavek
Podpis zákazníka na displeji, protokol odejde e-mailem
Hotovost? Pokladní doklad vznikne na místě
Push notifikace při změně plánu, žádné SMS ani telefonáty

Jak funguje mobilní aplikace

Mobilní aplikace technika

jeden vstup dat pro celou firmu

Pokračujte v procesu

Přehled celého procesuServisní proces Přehled celého procesu Další krokPlánování výjezdů

Prozkoumejte další možnosti

Servisní systém ERP pro servisní firmy Systém údržby CRM systém Ceník

Časté otázky

Otázky k příjmu požadavků

Může dál volat. Dispečer požadavek zapíše během hovoru. Formulář a e-mail jsou navíc: zakládají požadavek automaticky, takže se nic nezapomene.

Dispečer vybere provozovnu a zařízení podle popisu typu „konvektomat vlevo u okna“. Pokud zařízení v evidenci není, technik ho založí na místě s fotkou štítku.

Dispečer nastaví prioritu podle dopadu na provoz zákazníka. U provozů s dohodnutým SLA systém spočítá nejzazší termín reakce a upozorní na jeho překročení.

Ano. E-maily, WhatsApp zprávy, přílohy a telefonické zápisy jsou u zásahu a u organizace, takže po roce dohledáte, co kdo slíbil.

Ano. Lead obchodního typu se převede na obchodní případ a z něj vznikne cenová nabídka. Pokud zákazník místo opravy koupí nové zařízení, celý tok pokračuje instalací.