Revize a preventivní údržba: termíny se hlídají samy, zákazník potvrdí jedním tlačítkem

Roční plynová kontrola, revize elektro, kontrola chladiva v klimatizaci. AutoERP 30 dní předem pošle zákazníkovi e-mail s tlačítky Potvrdit / Navrhnout datum / Letos ne. Po potvrzení vznikne zásah s checklistem, po dokončení se nastaví další termín.

Zobrazit celý proces

Postaveno na reálných servisních provozech: gastro technika, vzduchotechnika a klimatizace, kalibrace měřidel, montáže

Technik provádí roční revizi klimatizace s checklistem v mobilní aplikaci AutoERP

Preventivní plán v AutoERP je kalendář povinných revizí pro provozovnu nebo zařízení. Před termínem systém sám osloví zákazníka e-mailem s tlačítky, po potvrzení vygeneruje servisní zásah typu Preventivní s checklistem, technik ho projde v mobilu a po dokončení se automaticky nastaví další termín. Neodsouhlasené revize vidí dispečer v compliance přehledu.

Interval podle typu: typicky 12 měsíců, výrobcem předepsané kontroly 24 měsíců
Upomínka 30 a 14 dní předem, pak úkol dispečerovi na osobní kontakt
Odmítnutí Letos ne se eviduje jako výjimka, ne jako zapomenutá revize
Školení a oprávnění techniků expirují stejně hlídaným způsobem

Jak to probíhá

Pět kroků, které se opakují každý rok bez zásahu člověka

Dispečer vstupuje jen tehdy, když zákazník nereaguje nebo revizi odmítne.

Stavy revize

Preventivní plán s intervalem

U provozovny nebo zařízení je definovaný checklist, interval, kontaktní osoba a preferovaná doba. Plán vznikne i automaticky po instalaci nového zařízení.

E-mail s tlačítky 30 dní předem

Zákazník dostane zprávu „Blíží se roční plynová kontrola, potvrďte termín“ se třemi tlačítky. Každé tlačítko rovnou aktualizuje stav potvrzení v systému.

Zásah s revizním checklistem

Po potvrzení vznikne servisní zásah typu Preventivní. Dispečer ho naplánuje do trasy jako každý jiný, technik projde checklist všech zařízení na provozovně v mobilu.

Revizní protokol pro zákazníka

Výstupem je protokol včetně stavu celé kuchyně nebo technologie. Zákazník má přístup ke všem svým protokolům, inspekce dostane doklad na počkání.

Nový termín se nastaví sám

Datum dokončení plus interval. Pokud zákazník nezareagoval, přijde druhá upomínka a poté úkol dispečerovi. Odmítnuté revize svítí v compliance přehledu.

Principy

Revize jako opakující se tok, ne jako poznámka v diáři

Systém oslovuje, člověk rozhoduje

Upomínky, potvrzení a nový termín běží samy. Dispečer řeší jen zákazníky, kteří mlčí nebo odmítají.

Compliance je vidět

Které provozovny mají revizi po termínu, kdo odmítl a kdo nepotvrdil, ukazuje jeden přehled. Bez hledání v e-mailech.

Kvalifikace techniků ve stejném toku

Oprávnění a školení mají expiraci, upomínky 60 a 30 dní předem a při plánování se kontrolují.

Jedna aplikace řídí celý systém

Technik má v ruce jednu mobilní aplikaci. Všechno ostatní se děje samo.

Výjezd, checklist, fotky, díly, podpis zákazníka, pokladní doklad i docházka – vše zapíše technik jednou v mobilu. Dispečer, sklad, dílna i účetní pak už jen pracují s tím, co vzniklo v terénu. Žádné přepisování, žádné papírové servisní listy.

Denní plán s trasou a seznamem „co vzít s sebou“
Start výjezdu jedním klepnutím, čas a GPS se uloží samy
Checklisty povinné podle typu zařízení
Fotky před a po, automaticky pojmenované a uložené k zařízení
Vyžádání dílu nafocením štítku – vznikne materiálový požadavek
Podpis zákazníka na displeji, protokol odejde e-mailem
Hotovost? Pokladní doklad vznikne na místě
Push notifikace při změně plánu, žádné SMS ani telefonáty

Jak funguje mobilní aplikace

Mobilní aplikace technika

jeden vstup dat pro celou firmu

Pokračujte v procesu

Předchozí krokDílna a náhradní díly Přehled celého procesu Další krokFakturace a uzavření

Prozkoumejte další možnosti

Servisní systém ERP pro servisní firmy Systém údržby CRM systém Ceník

Časté otázky

Otázky k revizím a prevenci

14 dní před termínem přijde druhá upomínka. Když stále nic, dispečer dostane úkol na osobní kontakt. Revize se tak nikdy tiše nepropadne.

Ano. U klimatizací a chladicí techniky se z typu a množství chladiva spočítá ekvivalent CO2 a zákonem daná frekvence kontrol, plán se nastaví podle toho.

Ano. Každý protokol je u provozovny a zákazník k nim má přístup. Při kontrole úřadu má doklad ihned.

Ke každé organizaci lze přiřadit servisní smlouvu s ceníkem práce, dopravy a periodicitou. Tyto podmínky se propisují do zásahů, nabídek i faktur.

Ano. Čekající revize jsou samostatnou vrstvou na plánovací mapě, takže je dispečer přidá do trasy, která tam stejně jede.