Fakturace a uzavření: faktura vzniká z toho, co technik zapsal na místě

Když jsou všechny výjezdy hotové a dílna uzavřená, zásah sám přejde do stavu K fakturaci. Backoffice vidí navrženou fakturu s prací, díly, dopravou podle zóny a režií, zkontroluje ji, odešle zákazníkovi a zařadí do exportu pro účetnictví. Hotovost z terénu je už dávno zaevidovaná.

Zobrazit celý proces

Postaveno na reálných servisních provozech: gastro technika, vzduchotechnika a klimatizace, kalibrace měřidel, montáže

Účetní kontroluje fakturu navrženou z položek servisního zásahu v AutoERP

Fakturace servisu v AutoERP začíná automaticky: hotový zásah přejde do stavu K fakturaci, kontrolní skript ověří povinná pole (kilometry, režie, podpis), systém navrhne fakturu z položek technika, backoffice ji upraví a odešle. Faktury a pokladní doklady se řadí do exportních balíků pro Pohodu a další účetní systémy, saldo se sleduje do importu.

Doprava podle zón, které si dispečer definuje sám
Zákazník dostane PDF i odkaz na přehled ke kontrole
Pokladní doklady z terénu se exportují stejně jako faktury
Stav Vygenerováno / Importováno říká, co už je v účetnictví

Jak to probíhá

Z dokončeného výjezdu na zaplacenou fakturu

Backoffice nepřepisuje servisní listy. Kontroluje a odesílá.

Stavy zásahu při fakturaci

Zásah přejde do stavu K fakturaci

Všechny výjezdy dokončené, dílna uzavřená. Kontrolní skript ověří povinná pole: kilometry, režijní materiál, podpis zákazníka. Bez nich se zásah nepustí dál.

Faktura se navrhne z položek technika

Práce podle sazby, díly, doprava podle zóny provozovny, režie 50/100/150 Kč, dodané spotřební zboží. Nic se nezadává znovu.

Kontrola a odeslání

Backoffice může upravit ceny, uplatnit záruku nebo slevu. Po kontrole se faktura vystaví a odejde e-mailem s PDF a odkazem na přehled.

Export do účetnictví

Faktura se zařadí do exportního balíku pro Pohodu ve stavu Vygenerováno. Účetní po importu označí Importováno. Saldo se do té doby sleduje v AutoERP.

Pokladní doklady a uzavření

Hotovost přijatá technikem má doklad už z terénu včetně informace, jak byl doručen. Exportuje se stejně jako faktury a zásah se uzavře.

Principy

Fakturace bez přepisování

Zdroj je zápis technika

Položky faktury vznikají z položek výjezdu. Chyba v přepisu neexistuje, protože přepis neexistuje.

Kontrola před fakturou, ne po ní

Chybějící kilometry nebo podpis zastaví zásah ve stavu K fakturaci. Dobropisy kvůli neúplným podkladům mizí.

Účetnictví zůstává vaše

AutoERP nenahrazuje Pohodu ani jiný účetní program. Exportuje do něj doklady a hlídá, co už tam je.

Jedna aplikace řídí celý systém

Technik má v ruce jednu mobilní aplikaci. Všechno ostatní se děje samo.

Výjezd, checklist, fotky, díly, podpis zákazníka, pokladní doklad i docházka – vše zapíše technik jednou v mobilu. Dispečer, sklad, dílna i účetní pak už jen pracují s tím, co vzniklo v terénu. Žádné přepisování, žádné papírové servisní listy.

Denní plán s trasou a seznamem „co vzít s sebou“
Start výjezdu jedním klepnutím, čas a GPS se uloží samy
Checklisty povinné podle typu zařízení
Fotky před a po, automaticky pojmenované a uložené k zařízení
Vyžádání dílu nafocením štítku – vznikne materiálový požadavek
Podpis zákazníka na displeji, protokol odejde e-mailem
Hotovost? Pokladní doklad vznikne na místě
Push notifikace při změně plánu, žádné SMS ani telefonáty

Jak funguje mobilní aplikace

Mobilní aplikace technika

jeden vstup dat pro celou firmu

Pokračujte v procesu

Předchozí krokRevize a preventivní údržba Přehled celého procesu Další krokServisní proces

Prozkoumejte další možnosti

Servisní systém ERP pro servisní firmy Systém údržby CRM systém Ceník

Časté otázky

Otázky k fakturaci servisu

Podle zón, které si nastavíte: provozovna má zónu, zóna má cenu. Technik nemusí nic počítat, doprava se na faktuře objeví sama.

Ano. Zásahy ve stavu K fakturaci lze sloučit do jedné faktury za období, například pro řetězce nebo správce budov s více provozovnami.

Ano. Faktury a pokladní doklady jdou do exportních balíků, které Pohoda importuje. Stav balíku říká, co už je v účetnictví. Podporujeme i další účetní systémy a ISDOC.

Pokladní doklad vznikl už na místě z mobilní aplikace. Backoffice ho vidí u výjezdu, doklad se exportuje a technik odevzdá hotovost proti přehledu z aplikace.

Backoffice při kontrole uplatní záruku, položky se nastaví na nulu nebo se vyfakturují výrobci. Historie zařízení ukazuje, zda je v záruce.