Spravujte datové schránky ve firmě jako e-maily

Firemní komunikace se dnes odehrává nejen přes e-maily, ale i skrze datové schránky. Zatímco e-mailová agenda je často dobře pokryta nástroji typu ERP, práce s datovými zprávami bývá rozdrobená, vázaná na konkrétní osoby a těžko dohledatelná. Integrace datových schránek do ERP: Princip a výhody

Modul Databox je koncipován jako rozšíření ERP systému, které zajišťuje obousměrnou komunikaci s Informačním systémem datových schránek (ISDS). Datové zprávy jsou do systému stahovány v pravidelných intervalech a dále zpracovávány podle předem definovaných pravidel.

Proč integrovat datové schránky do ERP?

Modul Databox zajišťuje plně obousměrnou komunikaci s Informačním systémem datových schránek (ISDS). Zprávy jsou do ERP stahovány v pravidelných intervalech a zpracovávány podle předdefinovaných pravidel.Výsledkem je jednotné prostředí, ve kterém mohou uživatelé i týmy:

• spravovat více schránek současně,

• třídit, archivovat a filtrovat zprávy dle vlastní logiky,

• přidělovat odpovědnosti a sledovat stav zpracování,

• a zajišťovat soulad s právními požadavky bez zbytečné manuální práce.

Filtrování zpráv a směrování podle adresátů

Uživatel může u každého filtru určit, na koho se má vztahovat. Pokud není zadán žádný příjemce, filtr se uplatní globálně. Filtrování lze provádět podle:

• konkrétní datové adresy navázané na firmu,

• typu adresy (např. pouze datové),

• nebo podle ID odesílatele s možností využití zástupných znaků (např. hvězdiček).

Pro zkrácené nebo částečné ID je podporováno zadání 6–7 znaků, což umožňuje vysokou flexibilitu v případě opakujících se vzorů.

Akce při zpracování zpráv

Na zprávy lze aplikovat definované akce, jako například:

• Ignorovat (nezařazovat do dalšího workflow),

• Přesunout do specifikované složky (tzv. Databox folder, obdoba e-mailové složky).

Modul vychází z logiky klasických e-mailových klientů, ale je upraven pro specifické požadavky datových zpráv – včetně přísnějšího párování na identitu odesílatele.

Každý filtr má nastavitelnou prioritu. Jakmile se uplatní první relevantní pravidlo, další se již na danou zprávu neaplikují.

Práce s přijatými zprávami

Zobrazení zpráv odpovídá běžné e-mailové logice:

• Zobrazení stavu vyřízení (čteno / nečteno / zpracováno),

• Tělo zprávy (ve formátu PDF),

• Přílohy (viditelné v náhledu i hlavním zobrazení),

• Informace o odesílateli a příjemci (navázané na datové schránky).

Zprávy jsou vždy vázány na konkrétní uživatelský účet nebo tým, kterému jsou přiřazeny v rámci ERP.

Uživatelská logika a chování systému

• Výchozí složka: každý uživatel může definovat, do které složky se mají příchozí zprávy automaticky ukládat.

• Náhledy zpráv: zprávy lze otevřít do náhledu bez označení jako přečtené (např. pravým klikem).

• Kombinované zobrazení: umožňuje rychlé přepínání mezi zprávami bez automatické změny stavu.

Ukládání a ochrana dat

Na rozdíl od ISDS, kde se zprávy mažou po 90 dnech, systém uchovává všechny zprávy trvale. To zajišťuje:

• dlouhodobou archivaci bez příplatků,

• přístup k historii komunikace napříč týmy a agendami,

• lepší auditovatelnost a právní jistotu.

Zprávy se stahují automaticky – v základní verzi 1× denně, s možností nastavení kratšího intervalu (v rámci limitů ISDS).

Modul Databox představuje efektivní a integrované řešení pro správu datových zpráv v rámci ERP systému. Umožňuje centralizovat agendu, která byla dosud často roztříštěná, a poskytuje nástroje pro systematické, bezpečné a přehledné zpracování zpráv.