Správa smluv s Contract Management systémem

Správa smluv je v mnoha firmách stále složitým a často podceňovaným procesem. Dokumenty jsou vedeny v různých tabulkách, ukládány na sdílených úložištích nebo roztříštěny mezi několik aplikací. To vede k nejasnostem ve verzích smluv, opomíjeným termínům, ručním zásahům a chybějící automatizaci.

Proto vznikl modul Contract Management, který umožňuje centralizovanou, přehlednou a efektivní správu smluvních dokumentů přímo v rámci ERP systému. Díky propojení na další firemní agendy umožňuje sjednotit správu smluv s obchodními, právními i administrativními procesy.

Správa smluv v ERP systému

Většina smluv vzniká jako součást obchodního procesu, který je již evidován v ERP. Proto dává smysl, aby smluvní dokumentace byla přirozenou součástí ERP systému. Přínosy tohoto přístupu jsou zřejmé:

• veškerá dokumentace k obchodním vztahům je na jednom místě,

• smlouvy jsou propojeny s obchodními partnery,

• lze snadno sledovat historii komunikace, obchodních případů i smluvních dodatků,

• možnost automatizace procesů spojených s platností smluv.

Díky tomu dochází k úspoře času, eliminaci chyb a vyšší právní jistotě.

Od základní evidence k efektivní správě smluv

Původní myšlenka byla postavit jednoduchou entitu v ERP systému, která by uchovávala základní údaje o smlouvách. Postupně se však ukázalo, že i tato oblast vyžaduje propracovanější řešení, které zvládne pokrýt potřeby většiny firem:

• interní a externí číslování smluv (včetně možnosti automatického číslování i importu z jiných systémů),

• evidence data podpisu smlouvy,

• definování druhé smluvní strany přímo z ERP (organizace, partneři, dceřiné společnosti),

• lokace dokumentu (archiv, elektronické úložiště, fyzický originál),

• typ dokumentu (originál, výtisk, elektronický dokument).

Klíčové funkce Contract Managementu

Aby byl ERP systém AutoERP skutečně praktickým nástrojem i pro oblast správy smluv, doplnili jsme Contract Management modul o důležité funkcionality:

Přehledné záložky

U každé smlouvy je možné přikládat:

• skenované smlouvy a jejich dodatky,

• e-maily, přílohy a související dokumenty,

• veškerá související komunikace tak zůstává přehledně k dispozici.

Porovnávání verzí dokumentů

Podobně jako u faktur je možné mezi sebou porovnávat různé verze dokumentů, což umožňuje rychlou identifikaci rozdílů mezi původní verzí smlouvy a jejím dodatkem či novelizací.

Upozornění a alerty

Systém umožňuje nastavit automatická upozornění:

• na blížící se konec platnosti smlouvy,

• na potřebu prodloužení,

• případně na další významné smluvní milníky.

Díky tomu máte jistotu, že na žádnou důležitou událost nezapomenete.

Rekurzivní vazby pro dodatky

Smlouvy lze mezi sebou vzájemně propojovat. Hlavní smlouva tak může mít evidované všechny své dodatky, které jsou přehledně svázané do jedné smluvní dokumentace.

Stav schválení a workflow

V případě aktivace schvalovacího modulu AutoERP lze workflow přizpůsobit firemním procesům. Smlouvy tak mohou postupovat přes jednotlivé kroky:

• návrh,

• právní revizi,

• finanční kontrolu,

• a finální schválení.

Modularita a flexibilita nasazení

Velkou výhodou Contract Management modulu v AutoERP je jeho plná modularita:

• není pevně vázán na jádro systému,

• lze jej snadno nahrát do stávajících i nových instalací ERP,

• umožňuje přizpůsobení konkrétním potřebám firmy.

Při implementaci na nových projektech je potřeba jen sladit názvy polí, připravit migraci dat a případně upravit schvalovací logiku. Díky tomu lze Contract Management využívat napříč různými implementacemi AutoERP, ale i jako samostatné řešení.