Poptávka ERP systému: vzor zadání pro výběrové řízení
Než oslovíte dodavatele, připravte si jasné zadání. Tato šablona vás provede vším, co má poptávka na ERP obsahovat — od profilu firmy přes požadované moduly a integrace až po kritéria, podle kterých budete nabídky objektivně srovnávat.
Poptávka ERP systému je strukturované zadání, které firma rozešle dodavatelům, aby získala porovnatelné nabídky. Dobrá poptávka obsahuje profil firmy, řešené problémy, požadované moduly, integrace, rozpočet, termín nasazení a kritéria hodnocení. Díky jednotnému zadání srovnáváte nabídky podle stejných parametrů — ne podle toho, kdo lépe prodává.
- Obor, počet zaměstnanců, roční obrat
- Počet uživatelů systému a typické role
- Současné nástroje (Excel, Pohoda, Helios…) a co na nich nefunguje
Struktura poptávky
Co má obsahovat poptávka na ERP systém
Sedm bloků, které dělají rozdíl mezi porovnatelnými nabídkami a hromadou nesrovnatelných PDF. Projděte je popořadě.
Profil firmy a kontext
Dodavatel potřebuje pochopit, koho a co řeší. Stručně, ale konkrétně.
- Obor, počet zaměstnanců, roční obrat
- Počet uživatelů systému a typické role
- Současné nástroje (Excel, Pohoda, Helios…) a co na nich nefunguje
Cíle a řešené problémy
Nepište 'chceme ERP'. Napište, co konkrétně má systém vyřešit.
- Konkrétní bolesti — dvojí přepisování dat, chybějící přehled skladu, ruční fakturace
- Měřitelný cíl — zkrátit zpracování objednávky, snížit chybovost
- Co se NEmá měnit — procesy, které fungují a chcete je zachovat
Rozsah modulů
Vyjmenujte oblasti, které má systém pokrýt — teď i výhledově.
- Povinné moduly (sklad, fakturace, CRM, výroba, účetnictví…)
- Volitelné moduly pro budoucí fáze
- Odhad počtu dokladů/měsíc pro představu o objemu
Integrace a data
Nejčastější skrytý náklad. Definujte ho předem.
- E-shop (Shoptet, WooCommerce…), banka, dopravci, datové schránky
- Migrace dat — odkud a v jakém objemu (zákazníci, sklad, historie)
- API a export dat — abyste nezůstali zamčení u jednoho dodavatele
Rozpočet a termín
Bez rámce dostanete nabídky od 50 tisíc po 5 milionů. Orientujte trh.
- Rozpočtový rámec (i orientační) — zrychlí a zreální nabídky
- Požadovaný termín nasazení a klíčové milníky
- Model platby — měsíční předplatné vs. jednorázová licence + maintenance
Kritéria hodnocení
Předem dané váhy = objektivní rozhodnutí místo dojmu z prezentace.
- Váhy kritérií (cena, funkce, reference, rychlost nasazení, podpora)
- Formát nabídky — aby byly nabídky porovnatelné mezi sebou
- Termín pro podání a kontaktní osoba
Otázky pro dodavatele
40 otázek, které oddělí marketing od reality
Položte je každému dodavateli stejně. Rozdíly v odpovědích vám řeknou víc než jakákoli prezentace.
Funkce a vhodnost
- Které z našich požadovaných modulů jsou standard a které úprava na míru?
- Kolik firem našeho oboru a velikosti systém reálně používá?
- Co systém NEumí nebo dělá hůř než konkurence?
- Jak vypadá řešení v praxi — můžeme vidět ostrý provoz, ne demo data?
Cena a TCO
- Jaká je celková cena za 3 roky včetně implementace, úprav a podpory?
- Co se stane s cenou, když přibude uživatel nebo modul?
- Jaké jsou jednorázové vs. opakované náklady — a co není v ceně?
- Účtujete za úpravy, aktualizace legislativy a další školení?
Implementace
- Jak dlouho trvá nasazení u firmy naší velikosti — reálně, ne ideálně?
- Kolik času bude stát naše lidi a v jaké fázi?
- Kdo migruje data a jak řešíte souběžný provoz se starým systémem?
- Co se stane, když se projekt zpozdí — kdo nese náklady?
Podpora a provoz
- Jaká je reakční doba podpory a v jakém jazyce?
- Je podpora v ceně, nebo se platí zvlášť (a kolik)?
- Jak často vychází aktualizace a zahrnují i českou legislativu?
- Co se stane s našimi daty, když spolupráci ukončíme?
Bezpečnost a data
- Kde jsou data uložena a kdo k nim má přístup?
- Jak řešíte zálohování, obnovu a GDPR?
- Máme audit log — kdo co kdy v systému změnil?
- Jak vypadá export všech našich dat ve čitelném formátu?
Reference a rizika
- Dáte nám kontakt na zákazníka, kterému jste nasazovali loni?
- Jaký byl váš nejproblematičtější projekt a jak skončil?
- Kolik vašich implementací se nedokončilo nebo zákazník odešel?
- Jak velký je tým, který nás bude reálně podporovat?
Časté chyby
Pět chyb, kvůli kterým výběrové řízení selže
Poptávka popisuje řešení, ne problém
- „Chceme modul XY" místo „potřebujeme zkrátit zpracování objednávky"
- Svazuje vám ruce a brání dodavateli nabídnout lepší cestu
Žádný rozpočtový rámec
- Dostanete nesrovnatelné nabídky a ztratíte týdny vyjednáváním
- I orientační rozsah nabídky zreální a zrychlí
Integrace až na konec
- Napojení na e-shop, banku a dopravce je nejčastější skrytý náklad
- Definujte je v zadání, ne až ve smlouvě
Rozhodování podle prezentace
- Nejlepší prezentace ≠ nejlepší systém pro vaši firmu
- Předem dané váhy kritérií drží rozhodnutí objektivní
Žádná zkušební fáze
- Před podpisem chtějte pilot na vašich reálných datech
- Hodinová demo data skrývají, jak systém zvládne váš provoz
Časté dotazy
Nejčastější otázky k poptávce ERP
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Probereme vaše zadání nezávazně
Naplánujte si ukázku a zjistěte, jak AutoERP propojuje procesy, data a řízení v jednom systému.
Pošleme vám ceník a ozveme se
Nebo zavolejte: +420 772 727 746
Průvodce a rozhodnutí
Navazující obsah k výběru řešení
Obsah, který pomůže s rozhodnutím, implementací i obchodním postupem.
ERP výběr
Pomoc s výběrem správné ERP varianty podle velikosti a procesu firmy.
ERP systém
Kompletní ERP systém pro řízení výroby, skladu, CRM, fakturace a HR v jednom.
Kolik stojí ERP systém
Kolik stojí ERP systém
Ceník
Porovnání ERP tarifů, implementace a dalších návazných služeb.
Kontakt
Přímý kontakt na obchod, konzultace a další postup s AutoERP týmem.
Případové studie
Reálné implementace AutoERP a výsledky u klientů z praxe.