Transformace provozu cestovní kanceláře pomocí inteligentní automatizace
Jak cestovní kancelář eliminovala chaos v rezervacích a vrátila tým k práci s klienty
0
případů přerezervování
100 %
automatizace dokumentů
6
modulů v jednom systému
Důvěřují nám firmy napříč obory
Cestovní kancelář specializující se na osobní přístup ke klientovi narážela s rostoucím počtem rezervací na limity manuálních procesů. Vytvořili jsme systém, který pokrývá rezervace, dokumenty, finance, CRM, projektový management i HR — vše automatizované a na jednom místě.
Pozadí projektu
Jak to celé začalo
Cestovní kancelář se specializuje na osobní přístup ke klientovi a zajišťování skupinových i individuálních zájezdů. Léta fungovala dobře — na zkušenostech lidí, vzájemné domluvě a nástrojích, které tehdy stačily.
S rostoucím počtem rezervací a individuálních požadavků se ale administrativa postupně stávala těžší. Interní provoz stál na e-mailech, telefonátech a tabulkách — a s každou sezónou bylo jasnější, že tento způsob práce má své hranice.
V období zvýšené poptávky se začaly objevovat první trhliny: zpoždění v komunikaci, drobné chyby v rezervacích, přetížený tým. Firma věděla, že potřebuje změnu — ne proto, že by selhávala, ale proto, že rostla.
Firma potřebovala systém, který jí umožní růst bez ztráty kvality zákaznické péče.
Výzva
Situace před implementací
Klientské informace se nacházely na různých místech — v e-mailech, tabulkách i v hlavách jednotlivých zaměstnanců.
Manuální procesy nejsou neomylné. Čas, který mohl jít do práce s klienty, odcházel do administrace.
Řešením bylo vytvořit systém přesně podle procesů cestovní kanceláře — ne generické řešení, ale nástroj, který kopíruje reálný provoz.
Řešení
Naše řešení na míru
Cílem bylo vytvořit systém přesně podle procesů cestovní kanceláře — ne generické řešení, ale nástroj kopírující reálný provoz firmy.
Rezervace a správa zájezdů
Centralizovaná správa všech dat na jednom místě. Automatická kontrola kapacity při každé rezervaci — přerezervování je vyloučeno. Jasně definované fáze objednávky od přijetí přes schválení až po zaplacení. Strukturovaný schvalovací workflow.
Dokumenty a smlouvy
Po schválení rezervace systém automaticky vygeneruje smlouvu, pojistný dokument i další podklady ve formátu PDF. Dokumenty odeslány klientovi e-mailem bez ručního zásahu. Centrální úložiště s verzováním a schvalovacími workflows.
Finance a bankovnictví
Automatické párování bankovních transakcí s objednávkami. Správa záloh, faktur, dobropisů a proforma faktur. Propojení s více bankovními účty, podpora více měn s automatickou konverzí.
CRM, projektový management a HR
Pokrytí celého životního cyklu zákazníka. Veškerá komunikace provázána s kontakty a objednávkami. Správa projektů s Gantt chart vizualizací. Evidence zaměstnanců včetně dovolených a schvalovacích workflows.
Integrace a propojení
Napojení na bankovní služby, ověřování kontaktních dat z externích zdrojů, webhooky pro propojení s dalšími nástroji a znalostní báze pro interní procesy.
Výsledky
Měřitelné výsledky od prvního dne
Po nasazení systému se každodenní provoz výrazně zjednodušil.
Zaměstnanci se přestali topit v administrativě a vrátili se k práci s klienty — a to se okamžitě projevilo na rychlosti a kvalitě komunikace se zákazníky.
„Konečně mám pocit, že mám firmu pod kontrolou. Systém dělá to, co dříve padlo na lidi — a dělá to lépe."
0
případů přerezervování
100 %
automatizace dokumentů
6
modulů v jednom systému
Bára Ondroušková
Obchodní ředitelka
Rádi vám pomůžeme
Začněte vlastní implementaci
Naplánujte si konzultaci a zjistěte, jak může AutoERP podpořit váš provoz a řízení procesů.
Pošleme vám ceník a ozveme se
Nebo zavolejte: +420 772 727 746