Home Případová studie Transformace provozu cestovní kanceláře pomocí inteligentní automatizace

Transformace provozu cestovní kanceláře pomocí inteligentní automatizace

Cestovní kancelář se specializuje na osobní přístup ke klientovi a zajišťování skupinových i individuálních zájezdů. Léta fungovala dobře – na zkušenostech lidí, vzájemné domluvě a nástrojích, které tehdy stačily. S rostoucím počtem rezervací a individuálních požadavků se ale administrativa postupně stávala těžší. Interní provoz stál na e-mailech, telefonátech a tabulkách – a s každou sezónou bylo jasnější, že tento způsob práce má své hranice.

V období zvýšené poptávky se začaly objevovat první trhliny: zpoždění v komunikaci, drobné chyby v rezervacích, přetížený tým. Firma věděla, že potřebuje změnu – ne proto, že by selhávala, ale proto, že rostla.

Barbora Ondroušková

Obchodní ředitelka

Představení problému:

Klientské informace se nacházely na různých místech – v e-mailech, tabulkách i v hlavách jednotlivých zaměstnanců. Dohledat historii komunikace s konkrétním zákazníkem zabralo víc času, než by mělo. Rezervace se spravovaly ručně bez systematické kontroly kapacity, což s rostoucím objemem přinášelo stále větší riziko přehlédnutí.

Tým věnoval část své energie rutinním úkonům – aktualizacím údajů, odesílání podkladů, předávání informací mezi kolegy. Čas, který mohl jít do práce s klienty, odcházel do administrace. A občas se stalo to, co nikdo nechce: opomenutý klient, neodeslaná pojistka, zpožděná odpověď. Ne ze špatné vůle – prostě proto, že manuální procesy nejsou neomylné.

Naše řešení:

Cílem bylo vytvořit systém přesně podle procesů cestovní kanceláře – ne generické řešení, ale nástroj, který kopíruje reálný provoz firmy.

Rezervace a správa zájezdů

Centralizovaná správa všech dat – kontaktů, objednávek, komunikace i dokumentů na jednom místě, dostupném celému týmu v reálném čase
Automatická kontrola kapacity při každé rezervaci – přerezervování je vyloučeno
Jasně definované fáze objednávky od přijetí přes schválení až po zaplacení nebo storno
Strukturovaný schvalovací workflow zajišťuje, že každá objednávka projde potřebným posouzením

Dokumenty

Po schválení rezervace systém automaticky vygeneruje smlouvu, pojistný dokument i další podklady ve formátu PDF na základě šablon přizpůsobených konkrétní rezervaci
Dokumenty jsou odeslány klientovi e-mailem bez ručního zásahu
Centrální úložiště dokumentů s verzováním a schvalovacími workflows

Finance a bankovnictví

Automatické párování bankovních transakcí s objednávkami
Správa záloh, faktur, dobropisů a proforma faktur
Propojení s více bankovními účty současně, automatický import a kategorizace transakcí
Podpora více měn s automatickou konverzí
Import a export dat ve formátech Excel a CSV

Řízení zákazníků a obchodu

Pokrytí celého životního cyklu zákazníka – od prvního kontaktu přes sledování příležitostí až po dlouhodobou péči
Veškerá komunikace, schůzky, hovory i úkoly provázány s konkrétními kontakty a objednávkami
Kdokoli z týmu má okamžitě celý kontext bez nutnosti dohledávat informace

Projektový management a HR

Správa projektů s přehledem zdrojů, časovou osou a Gantt chart vizualizací
Sledování provizí a commission tracking na úrovni projektů
Evidence zaměstnanců včetně dovolených, pracovního času a schvalovacích workflows pro čerpání dovolené

Integrace a propojení

Napojení na bankovní služby, ověřování a obohacování kontaktních dat z externích zdrojů
Možnost propojení s dalšími nástroji prostřednictvím webhooků
Znalostní báze pro interní procesy, FAQ a case management

Výsledek:

Po nasazení systému se každodenní provoz výrazně zjednodušil. Všechny rezervace, kontakty i dokumenty jsou dostupné z jednoho místa pro celý tým, automatická kontrola kapacity eliminovala přerezervování a smlouvy, pojistky i upomínky se odesílají samy, bez ručního zásahu.

Zaměstnanci se přestali topit v administrativě a vrátili se k práci s klienty – a to se okamžitě projevilo na rychlosti a kvalitě komunikace se zákazníky.

Majitelka kanceláře shrnula změnu jednoduše: „Konečně mám pocit, že mám firmu pod kontrolou. Systém dělá to, co dříve padlo na lidi – a dělá to lépe.“

Transformace provozu cestovní kanceláře pomocí inteligentní automatizace

Barbora Ondroušková

Představení problému:

Naše řešení:

Výsledek:

Příběh majitele firmy

Vyzkoušejte náš ERP systém i pro vaše podnikání.

Systém

Důležité odkazy

Chcete dostávat novinky ze světa firemních systémů, technických zajímavostí a dat? Napište nám svůj e-mail a my Vám budeme posílat newsletter.